2024/04/08

紙の山にさよなら！営業部長のための出張経費承認プロセス革命

出張が多い営業マンの経費申請をスムーズに承認したい営業部長の皆さま、経費申請の山に埋もれる毎日から脱却しませんか？

出張経費の承認に関する課題を解決するためのデジタル化の手法をご紹介し、部下の出張経費管理をラクにする方法を探求しましょう。

この記事は、「出張が多い営業マンの経費精算」をテーマにした3本立てシリーズの第二弾として、特に営業部長向けに、経費承認プロセスの効率化に焦点を当てています。

承認プロセスのスピードアップ

出張経費の申請が紙ベースだと、承認プロセスに非常に時間を要します。しかし、デジタル化を進めることで、申請書の受け取りから承認までの時間を大幅に短縮できます。マネーフォワードクラウド経費のようなクラウドツールを導入することで、営業マンが出張中でもオンラインで経費を申請できるようになり、営業部長はどこからでも即座に承認作業を行えます。これにより、出張経費の処理スピードが向上し、申請が承認されるまでの営業マンの待ち時間が短縮されます。

経費申請のデジタル化で書類管理の悩みを解消

紙の経費申請をデジタル化することで、書類の物理的な管理と保管の問題を解消できます。出張のたびに発生するレシートや申請書をデジタルフォームで管理することで、営業部長は申請書の山を探す手間を省き、経費の概要を一目で確認できるようになります。また、検索機能を利用すれば、過去の経費申請にも簡単にアクセスでき、監査やレビューが必要な際にも迅速に対応できます。

手入力データの自動化でエラーを減らし効率を上げる

マネーフォワードクラウド経費のようなクラウド経費管理ツールの最大のメリットの一つは、手入力によるエラーの減少です。営業マンが出張経費の領収書をアップロードすることで経費申請のフォーマットに領収書のデータが自動で読みこまれるため、手入力の場合と比較して、データの入力ミスや漏れが大幅に減ります。これにより、経費申請の正確性が向上し、営業部長は承認プロセスにおいて不備を追跡・修正する手間を省くことができます。