経費精算クラウドツールの利用で経費申請の承認業務はどう変わりますか？

今更人には聞けないような疑問や、DX導入に対する不安を少しでも解消するために始まったQ&Aシリーズ、第五弾！

今回は、「経費精算クラウドツールによる承認業務の変化」について考えてみます。

Q. 経費精算クラウドツールの利用で経費申請の承認業務はどう変わりますか？

A. スマホアプリ上で経費申請、承認を行うことで、3つの重要な業務改革が実現します！

1. 申請から承認までのオンライン完結

従来の紙ベースの経費申請では、申請書の作成、領収書の添付、上長への提出など、すべての作業を手作業で行う必要がありました。しかし、経費精算クラウド

ツールの導入により、この状況は劇的に変化します。

たとえば、タクシーを利用した際の経費申請は、スマートフォンで領収書を撮影するだけで申請が可能です。システムが自動で日付や金額などの情報を自動でしてくれます。さらに、交通費や接待交際費といった経費カテゴリーも自動で判別されるため、申請者の入力負担が大幅に軽減されます。

2. 承認フローの効率化

これまでの経費精算は、紙に書いた申請書を上長からそのまた上長へと物理的に回覧する必要がありました。この方法では、承認者が外出していたり、

休暇中の場合、書類が机の上で止まってしまい、承認が遅延するという問題が頻繁に発生していました。

このような問題は、クラウドツールを導入することで

完全に解消されます。

承認者はスマートフォンやPCから、時間や場所を問わず承認作業を行うことができます。

また、承認待ちの案件が一定期間経過した場合は自動でアラートが送信されるため、承認の遅延を防ぐことができます。

3. 経費データの一元管理による効率化

クラウド上で経費データを一元管理することで、様々な業務改善が実現します。
会計ソフトと連動させることで、経費承認と同時に仕訳データが生成されるため、わざわざ領収書を見ながら仕訳を入力する手間を削減することができます。

また、部門別やプロジェクト別の経費集計が瞬時に行えるようになるだけでなく、予算管理などのシステム間連携も容易になります。

承認業務改善のための実践的アプローチ

承認業務改善のために特に重要なのが承認フローの最適化です。

承認ルートはできるだけシンプルにすることがポイントですが、クラウドツールを使えば、金額に応じて承認者を変更する、部門ごとに適切な承認ルートを設定するなど、柔軟な対応が可能です。

また、承認者が不在の際、代理承認者をあらかじめ設定しておくことで、承認プロセスの滞りを防ぐこともできます。

クラウドツールを導入し、社内業務全般の承認ルートの再構築を行った事例をぜひご覧ください！

経費精算クラウドツールで経理業務を効率化しましょう

紙やExcelでの管理から解放されることで、経費申請から承認、精算、仕訳までの一連の業務が大幅に効率化されます。また、経費データの分析や予算管理も容易になり、経営判断のスピードアップにもつながります。

次回は「従業員の経費精算業務で、スマホ申請の利便性について教えてください。」について解説します。

クラウド化に興味があるけれど、どのツールが適しているのか分からない、経費管理精算処理に追われているなど、お困りごとがございましたら無料相談をお気軽にご活用ください。