従業員の経費精算業務におけるスマホ申請の利便性とは?

今更人には聞けないような疑問や、DX導入に対する不安を少しでも解消するために始まったQ&Aシリーズ、第五弾!
今回は、「従業員の経費精算業務でのスマホ申請の利便性」について考えてみます。
Q. 従業員の経費精算業務でのスマホ申請の利便性について教えてください。
A. スマホ申請を行うことにより、3つの重要な問題を改善することが可能です!
1. 経費の即時申請が可能に
従来の経費精算では、領収書を会社に持ち帰り、申請書を作成し、経費の内容を手入力する必要がありました。この方法では、領収書の紛失リスクや、まとめて申請する手間が大きな負担となっていました。
スマホ申請では、経費が発生したその場で申請が完了します。たとえば、タクシーを降りた直後に領収書を撮影し、金額や用途を入力するだけで申請が完了します。OCR技術により、領収書の内容が自動で読み取られるため、手入力の手間も大幅に削減されます。
2. 申請から承認までのスピードが向上
紙の申請書による従来の承認プロセスでは、承認者の机上に書類が積み重なり、処理が遅延するケースが頻繁に発生していました。
スマホ申請では、申請と同時に承認者へ通知が送信されます。承認者はスマートフォンから数タップで承認作業を完了できるため、外出先や出張中でも迅速な対応が可能です。
3. 正確性の向上とコミュニケーションコストの削減
経費データがデジタルで管理されることで、入力ミスや計算間違いのリスクが大幅に低減されます。また、入力に誤りがあった場合も、差し戻し連絡や修正対応が容易で、コミュニケーションコストを減らすことができます。さらに、申請履歴や承認状況がリアルタイムで確認できるため、経費精算の透明性も向上します。
業務時間が95%削減できた事例
福岡県で発電機や充電器の設計・開発を手掛ける株式会社栄興技研様では、クラウドツールを活用して業務効率化を実現しました。具体的には以下のような変化がありました
- 請求書支払業務の自動化で業務時間を5分の1に短縮
- 振込業務が10分で完了
- 経費精算がスマホで完結し、社員からも好評
詳しい導入プロセスや効果については、以下の記事をご覧ください!
クラウドツールの活用で95%の業務時間短縮とペーパーレス化を実現する方法
スマホ申請の導入を成功させるには
まず、直感的に操作できるインターフェースの選択が重要です。複雑な操作が必要なツールでは、かえって従業員の負担が増えてしまう可能性があります。
次に、明確なルール作りが必要です。経費の申請期限、添付する写真の撮影方法、経費科目の選択基準など、基本的なルールを整備することで、スムーズな運用が可能になります。
スマホ申請で経費精算を効率化しましょう
経費精算のスマホ申請は、単なる申請方法の変更ではなく、業務プロセス全体の改善につながります。従業員の作業負担軽減はもちろん、経理部門の業務効率化、さらには経営管理の質の向上まで、様々なメリットをもたらします。
次回は「振込業務の時間短縮を実現する具体的な方法とは?」について解説します。
クラウド化に興味があるけれどどのツールが適しているのか分からない、導入後の運用に不安があるなど、お困りごとがございましたら無料相談をお気軽にご活用ください。
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