振込業務の時間短縮を実現する具体的な方法とは？

今更人には聞けないような疑問や、DX導入に対する不安を少しでも解消するために始まったQ&Aシリーズ、第六弾！

今回は、「クラウドツールによる振込業務の効率化」について考えてみます。

Q. クラウドツールの導入で振込業務はどのように変わりますか？

A. クラウド化により、主に3つの業務プロセスが大きく改善されます！

1. 仕訳データの自動生成

請求書データがクラウド上に登録されることで、仕訳データを自動で生成することが可能になります。取引先や過去の仕訳情報などを参照する仕組みとなっています。自動生成された仕訳は、会計システムとの連携することも可能なため、仕訳入力の工数や入力ミスを削減できるだけでなく、財務情報をリアルタイムで把握しやすくなります。

2. 振込データの自動生成

クラウドツールを活用することで、インボイス制度、電子帳簿保存法への対応も容易になります。

インボイス制度については、請求書をデータ化する際に、クラウドツールがOCR機能を用いて適格請求書要件を満たしているか自動判定してくれるようになります。ツールを使わない状態だと複数の要件を満たしているか目検で確認することが必要で、インボイスナンバーに至っては国税庁が運営している「適格請求書発行事業者公表サイト」にアクセスして1件ずつ照合する必要があります。

合わせて、電子帳簿保存法の要件を満たした状態で電子保管することができるため、電子で受け取った請求書を正しく保管できるうえに、紙で受け取っているものについては必要事項を満たせば原本を破棄することも可能になります。（クラウドツールごとで対応が異なるため要注意）

3. インボイス制度や電帳法などの法令に容易に対応可能

クラウドツールを活用することで、インボイス制度、電子帳簿保存法への対応も容易になります。

インボイス制度については、請求書をデータ化する際に、クラウドツールがOCR機能を用いて適格請求書要件を満たしているか自動判定してくれるようになります。ツールを使わない状態だと複数の要件を満たしているか目検で確認することが必要で、インボイスナンバーに至っては国税庁が運営している「適格請求書発行事業者公表サイト」にアクセスして1件ずつ照合する必要があります。

合わせて、電子帳簿保存法の要件を満たした状態で電子保管することができるため、電子で受け取った請求書を正しく保管できるうえに、紙で受け取っているものについては必要事項を満たせば原本を破棄することも可能になります。（クラウドツールごとで対応が異なるため要注意）

導入のポイント

効率的な振込業務を実現するためには、まず取引先マスタの適切な設定と振込ルールの明確化が重要です。さらに承認フローを最適化し、担当者向けのマニュアルを整備することで、スムーズな運用が可能になります。

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クラウドツールで振込業務を効率化しましょう

手作業での振込データ入力から解放されることで、振込業務全体の大幅な効率化が実現します。

セキュリティ面では、暗号化通信の採用や多要素認証の導入、定期的なセキュリティアップデートなど、様々な対策を講じることで、安全な運用を確保することができます。また、監査証跡の記録や法令対応の確認など、コンプライアンス面での対応も忘れずに行いましょう。

次回は「クラウド経費システム導入で従業員の満足度は変化する？」について解説します。

クラウド化に興味があるけれどどのツールが適しているのか分からない、振込作業に時間がかかっているなど、お困りごとがございましたら無料相談をお気軽にご活用ください。