クラウド化で紙の運用がゼロに。ペーパーレスの推進で実現した業務効率化

福岡県で、発動発電機及び無停電電源装置や充電器の設計・開発・製造・据付工事・メンテナンスなどを手掛けている株式会社栄興技研様。

創業当初からお客様の立場に立った製品作りを信念に、新しい領域に挑み続けていらっしゃいます。複数導入されたクラウドツールのうち、今回は、勤怠、給与システムについて、代表取締役の大成 栄晴様、総務グループの青山様にお話を伺いました。

株式会社栄興技研
https://eikogiken.co.jp/

代表取締役：大成 栄晴 様
年商規模：5～10億円
従業員数：～40人
業種：製造業

紙の運用による業務負担の軽減と効率化が課題

勤怠システムを導入される以前の課題について教えてください。

青山様：

バックオフィスの業務全体に言えることですが、特に勤怠集計は紙の運用による業務負荷が大きく、対応に時間を取られていました。

打刻は紙のタイムカードで、その内容をExcelで集計していました。

車両通勤者は、ガソリン代も別途集計して交通費集計用のExcelに入力し、30名ほどの勤怠情報と交通費を給与計算ソフトに手入力した後、入力に間違いがないか目視でのチェックも１件ずつ行っていました。

休暇申請や残業申請も、上長の印鑑を集めExcelに入力し申請書をファイリングするまでの一連の流れに１日に１時間は費やしていました。

印鑑を集めるのも上長のスケジュールに左右され承認が遅れたり、申請書とタイムカードを１件ずつ照らし合わせての内容確認など、承認待ちの業務や確認業務、申請書のファイリング業務がどんどん溜まっていく状況でした。

打刻・申請承認・休暇管理がオンラインで行えるKing Of Timeを導入されました。導入後、どんな変化がありましたか？

青山様：

King Of Timeを導入し、勤怠集計も休暇や残業の申請もクラウド上で完結するようになり、今では紙の処理が一枚も無くなりました。
残業申請や有給申請はオンラインで承認することが可能になり、上長が社内にいない場合でも承認がまわるようになりました。
従業員からも好評の声があがっています。

具体的な時間の変化としては、勤怠集計業務は３日から１日に短縮されました。
休暇、残業申請の運用やファイリング業務にも１日１時間を要していましたが、今は１日10分程度で完了しています。

給与計算に関わる業務時間が1/3に削減。従業員全員で導入に取り組む

マネーフォワードクラウド給与についても、ご利用後のご感想をお教えください。

青山様：

勤怠と同様に、給与計算も非常に効率化されています。

以前は給与計算に３日、振込業務にも１日かけていましたが、現在は勤怠を締めてから１日で給与計算が完了し、振込業務も30分で完了しています。

このスピードの変化には驚きです。

King Of Timeからワンクリックで全従業員の勤怠データをインポートすることができ、給与計算も自動で行ってくれます。

給与計算が確定したら、全従業員分の一括振込データを出力できるので、振込作業もワンクリックで完了します。

おかげで勤怠データの転記ミスや、振込金額をネットバンクに入力する際の入力間違いや、ダブルチェック作業もなくなりました。

１件ずつ行っていた振込作業も、ボタン１つでまとめて振込できるようになり、ストレスから解放されましたね。

さらに、これまで支給控除一覧表を見ながら会計ソフトに仕訳を登録していましたが、マネーフォワードクラウド給与とマネーフォワードクラウド会計が連携しているのでワンクリックで仕訳登録も可能になりました。

仕訳登録作業まで楽になりかなり助かっています。

給与明細もWeb化し、従業員がスマホで見られるようになりました。給与明細を印刷して配布する作業も１時間程度必要だったのですが、webで見られるようになり、ペーパーレス化も実現しました。

King Of Time、マネーフォワードクラウド給与の導入にあたって工夫したことはありますか？

青山様：

King Of Timeは実際に運用を開始する前にテスト的に運用することができたことがありがたかったですね。

２週間のテスト期間に参加した従業員から他の従業員にレクチャーしてもらうなど、総務グループだけでなく実際にシステムを利用する従業員が主体となって導入を進めてもらいました。

総務グループでは、分からないことがあればスマホで写真に撮って送ってもらったり、打刻方法に関するマニュアルを作成して各部署に配置したり、不明点はなるべくその場で解決できるような環境を作っています。

大成 栄晴様（以下、大成様）：

新しいシステムを従業員に浸透させるために、どのように社内に周知していくかがキーポイントでした。勤怠・給与は総務グループだけでなく従業員全員が関わる部分であるため、従業員全員に当事者意識を持って対応してもらったことでスピード感を持って導入できたのではと感じています。

手厚い伴走サポートでクラウドツールのスムーズな導入と課題解消を実現

導入を振り返ってのご感想や、今後の目標についてお教えください。

青山様：

弊社は就業規則が独特で、規則に合わせたシステム設定を行うのは大変だったと思いますが、初期設定をアーリークロスさんにお願いしたことでスムーズな導入が実現しました。

質問に対するレスポンスも速く、不安を感じることなく集中して導入を進めることができました。

ありがとうございました。

大成様：

導入以前の大きな課題としてペーパーレス化がありましたが、クラウドツールを導入したことで勤怠・給与に関しては紙の運用がなくなり課題が解決できた状況です。

その他の分野ではまだ一部紙での運用が残っているため、今後はそちらにもフォーカスして更にペーパーレス化を進めていきたいと考えています。

これからもご支援のほど、よろしくお願いいたします。

今回は貴重なお話をありがとうございました！