やりがいと夢を持てる会社へー従業員を想う社長のバックオフィス改革

株式会社中園工業所

https://naka-zono.co.jp
代表取締役：中園 久志 様
年商規模：10～50億円
従業員数：100～150人
業種：製造業

経理管理体制の改善を目指して紙・Excelのアナログ管理から脱却

まずはサービス導入の背景を教えてください。

中園久志様（以下、久志様）：
MFシリーズ導入前は、他社ソフトを使っていました。

しかし、勤怠・給与・会計の各システム間でデータ連携が出来ず、Excelを使って集計した勤怠情報を勤怠ソフトに入力するなど、一連の業務の中に、デジタル管理とアナログ管理が入り混じった状態でした。
会計については、月次決算が遅く、試算表の早期化が課題となっていました。

そこで今後の法改正も踏まえて会計ソフトのリプレイスを行うことに決め、いくつかクラウド製品の見積りを取り比較検討しました。

他社プロダクトも検討されたのですね。そんな中、MFシリーズを採用した理由について教えてください。

久志様：
勤怠・給与・会計と複数プロダクト間でデータ連携が簡単にできるという点にメリットを感じました。
あとは価格と、操作性も重要でした。

弊社は老若男女、幅広い年齢層の従業員が働いており、ITリテラシーも個々で異なるため、「従業員の誰もが簡単に使える」ことが前提でした。

製品の初期設定だけでなく、運用方法や使い方をアーリークロスさんに相談しながら導入を進めて行けるところに魅力を感じ、導入を決めました。

勤怠・給与計算の時間が1/3以下に激減。WEB明細で有休管理も楽に

特に勤怠・給与計算の業務ウェイトが重かったと伺いました。導入前と比較して、具体的にどのような変化がありましたか？

中園ルミ子様（以下、ルミ子様）：
今まではタイムカードで打刻し、Excelで集計したデータを勤怠ソフトに取り込んで集計していました。
勤怠締め後、タイムカードの集計や残業・夜勤帯の休憩時間などの勤務時間の集計を総務事務員が3日ほどかけて行い、私の方で手当の計算と最終チェックを行います。
手当の計算が複雑でミスも許されないため、丸一日かけて行っていましたね。

給与計算は代行業者さんに委託していたので、社内外合わせて4〜5人で行っていました。
当社の給与締日から支給日まではおよそ10日間と、給与計算のリードタイムが短いため、休日出勤をすることもよくありました。

それが今は、締日当日に勤怠を締めた後、翌日には給与計算ができる状態になっています。
大人数で3日かかっていた勤怠集計が、私1人で1日で完了するようになりました。
MFC勤怠からMFC給与へのデータ連携・給与計算・振込までもボタン一つで行えるのでとても楽です。
おかげで、総務事務員は別の作業ができるようになりましたし、代行業者さんへの依頼も不要になりました。

勤怠集計・給与計算の時間が大幅に削減されたのですね。その他、MFシリーズを利用して便利だと感じた機能はありますか？

ルミ子様：
高齢の従業員もシンプルに打刻できるように、ICカードで打刻するようにしたことで、勤怠状況が一覧で確認できるようになったことですね。
その上、勤怠情報から自動で残業代や勤怠控除額が給与に反映されるので助かっています。
給与明細もWebで確認できるようになり、紙の給与明細の印刷や封入作業・手渡しの手間もなくなりました。

給与明細に有給休暇の情報を記載できるようになったことも良かったです。
今までは有給休暇をExcelで管理し、社内掲示板に有給管理表を貼り出して確認してもらっていたのですが、各自が給与明細を見て管理できるように変更しました。

MF会計とinvoxで月次決算スピードの短縮に成功。紙の請求書管理からも解放された

月次決算の早期化が課題となっていましたが、MFC会計導入後、課題は解消されているでしょうか？

久志様：
MFC会計の導入とアーリークロスさんの記帳代行により試算表を確認できるのが早くなりました。
今までは２ヶ月前の試算表が出てくるような状態でしたが、現在は月半ばで前月の業績が確認できるようになっています。

もっと早くしていきたいという気持ちはありますが、以前と比べると本当に早くなり、経営判断など早めの対応が可能になりました。
クラウドツールによって、アーリークロスさんとのコミュニケーションがスムーズに行えることも早期化のポイントですね。

invoxも導入され、請求書処理の業務フローも変わったと思います。プロダクトをご利用になっての感想を教えてください。

ルミ子様：
今までは紙の請求書で対応していましたが、受取請求書の管理をinvoxに変えたことで、請求書の紛失・破損がなくなり、煩わしさから解放されました。

また、ワークフローシステムで社内ルールが整備でき、内部統制も強化されました。
過去の請求書をinvox内で呼び出して見直せる点も良いですね。
振込データがボタン１つで生成できて、とても便利です。

場合によっては、invoxでの読取時にスムーズに読み込めない請求書が出てきたり、振込データからはじかれてしまったりするデータも存在します。
その場合は個別対応をする手間が生じますが、事前の仕入先登録の段階できちんと設定しておくことで、エラーを回避できることも学びました。
エラーが出たら修正する作業を繰り返し、使いながら理解を深めています。

「従業員ファースト」で従業員の成長を早める。きめ細かなフォロー体制が運用定着を後押し

プロダクトの導入過程において、大変だったことや苦労されたことがあれば教えてください。

ルミ子様：
MFシリーズに限らず、クラウド製品は自社に合わせてカスタマイズする幅が広くはないため、製品の仕様に自社のルールを合わせていく必要がありました。

特に大きく変えたのは基本勤務時間です。
もともと弊社の基本勤務時間は1日7.5時間、1年単位の変形労働制を採用していましたが、システムに合わせた勤怠ルールを設定していかなければならず、勤務体制の見直しが必要になりました。
そこで、思い切って基本勤務時間を7.5時間から8時間に変更し、土曜日出勤を無くすことに決めました。

この勤務体制の変更が今とても良い方向に向かっています。
以前は土曜日出勤があり、年間休日が92〜93日と少なかったのですが、従業員の健康管理体制を整える良いきっかけとなりました。

就業ルールの変更など、従業員様の理解を得るためにどのようなステップで進められましたか？

久志様：
まずは管理職へ説明し、プロダクト導入についての理解と合意を得ることからスタートしました。
従業員への通知は社内報で行いましたが、朝礼などで従業員と直接話をする場も設けています。
朝礼をする場所は５箇所ありますので、曜日をずらしながら各拠点へ出向き、質問があればその場で答えるようにしました。
大人数だと質問が出来ない方もいるので、なるべく少人数単位で話をするようにしました。

新しいツールを導入することで、将来的には仕事がしやすくなりますが、一時的に作業が増え、煩わしいと感じる方もいます。
そのため、「働いている皆さんのやりやすいように変えていく」という点を何度も丁寧に説明しました。
伝え方を意識することで従業員の理解が早くなりますし、何度も対話を重ねることで強固な信頼関係を構築できていると感じています。

今回の導入では勤怠・給与の部分がメインとなり、DX推進担当であるルミ子様のご尽力がスムーズな導入につながりました。従業員様の運用定着のため、工夫した点などがあれば教えてください。

ルミ子様：
説明書の貼り出しを行ったり、わからない点は直接指導したりするようにして、従業員に安心して利用してもらえるように配慮しました。

また、毎月発行する社内報で、ツール導入のお知らせや、ツール利用に関する注意喚起のほか、MFC勤怠の利用状況をフィードバックするようにしました。
例えば、出退勤時のICカードでの打刻について、忘れずにやっていただいてありがとうございます。といった内容を社内報に載せました。
そんな小さな積み重ねが、スピーディな運用定着につながっていると思います。

「ヒトづくり」を大切に。時代の変化に対応し、従業員とともに成長できる会社へ

最後に、現状の課題や今後の取り組みなどがあれば教えてください。

久志様：
近々新しい工場を建設する予定で、機械もどんどん新しく高性能になっていっています。
そうなると、次はその機械を操作する人材が必要になります。
優秀な人材を確保するための採用戦略や人材育成、従業員の定着率向上が今後の課題ですね。

今は従業員が企業を選ぶ時代になっています。
選ばれる会社になるために、労働環境をもっと整えていく必要があります。
そして、「中園工業所に入れば技術も人間性も磨かれる」そんな会社にしたいという思いがあります。

そのために、これからもどんどん便利なツールや最新のテクノロジーを取り入れて時代の進化についていき、会社を成長させることが大切だと考えています。
引き続きご支援をお願いします。