DXで実現する組織変革～社員のスキルアップと意識改革を見据えた業務改善

株式会社沖縄計測

https://www.o-keisoku.jp/
代表取締役社長：玉城 幸人様
年商規模：1～15億円
従業員数：～50人
業種：土木調査事業・リサイクル事業

フェイス沖縄株式会社

https://www.face-okinawa.com/
代表取締役社長：玉城 幸人様
年商規模：1～5億円
従業員数：～20人
業種：リサイクル事業

「素晴らしい地球と快適な環境づくり」を企業理念とし、持続可能な社会形成の実現をめざす株式会社沖縄計測様/フェイス沖縄株式会社様。
クラウド会計システムから始まり、複数のクラウドツールを導入し業務効率化と社員のスキルアップを目指しDXに取り組まれています。今回は、代表取締役社長の玉城様、土木調査事業部の渡口様、リサイクル事業部の廣瀬様、フェイス沖縄の金城様にお話を伺いました。

クラウドツールの活用で業務効率化と社員の成長を促す。きめ細かな伴走支援が導入の決め手に

2021年より、MFC会計を始めとしたクラウドツールの導入をご支援させていただきました。プロダクト導入に対する思いや導入の決め手などを教えてください。　

玉城 幸人様（以下、玉城様）：
クラウドツールを導入する目的として、まず第一に業務を効率化し、社員の働く環境を良くしていきたいという思いがありました。
そのためにも、社員の一人ひとりがDXを自分ごととして捉え、社内の業務改善に加わり、自主性を向上させ成長していくことが重要だと考えています。
また、外部への情報が漏洩することで同業他社との差別化が図れなくなるという懸念があり、セキュリティの面からもクラウドツールの導入の効果を期待していました。

導入については、自社単独で進めるよりも、専門的な知識や技術を持った第三者に支援を求めることで、より効果的なDX推進を行うことができると考え、パートナーとなる専門家を検討していました。
そんなときに、中小企業へのDX支援実績が多く、ITの知見が豊富だと定評のあるアーリークロスさんを紹介いただきました。
クラウドツールの選定から初期設定、ツールの操作レクチャーまで、ツールの導入だけではなく社内の業務フローを加味した運用までを含めた業務改善を手厚く支援していただけるサポート体制に惹かれ導入を決めました。

▲代表取締役社長の玉城 幸人様。

柔軟な思考と意思決定でクラウドツールを最大限に活用し、業務時間の大幅短縮へ

クラウドツールの導入による効果としては、勤怠・給与システムが特に大きかったかと思います。MFC勤怠をはじめ、MFC製品を導入してどのような変化がありましたか？

経理ご担当者様：
以前は、勤怠・給与計算はタイムカードを使い、Excelで管理をしていました。
弊社は部署によって勤務体制が異なり、工場はライン作業で固定勤務制であるのに対し、本社では業務によって勤務時間が流動的になる場合があります。

勤怠がイレギュラーなため、勤怠・給与計算業務が煩雑化していました。
MFC勤怠を導入したことで、タイムカードでの紙面管理からスマホとPCでのデジタル管理に変わり、管理がとても楽になりました。
また、今回のMFC製品の導入を機に、就業規則の変更も実施しました。
就業規則を変更することでチェックする項目も増えるため、勤怠管理全体の作業時間は以前とは大きな変化はないものの、クラウドツールを導入したことで作業を分業できるようになり、各担当者の手が空く時間は増えています。
労働時間をデジタル管理することにより、社員の作業効率を見直すことができ、残業時間削減・生産性向上が実現しました。これにより利益率もアップし、社員に賞与で還元することができ、良い循環が生まれていると感じています。

給与計算も、MFC給与の導入後は、勤怠システムから直接データ連携が可能になり、業務が非常に楽になりました。
以前はタイムカードと紙の時間外申請書をチェックし、Excelの一覧表に転記して集計と確認を行っており、有休も勤怠とは別のExcelで管理し毎月給与明細へ手書きしていました。
デジタル管理に変わったことにより、勤怠管理や給与計算にかける業務時間が短縮されたことに加え、給与明細のWeb化により紙の印刷や配布にかかる時間もカットされ、ペーパーレス化にもつながっています。
給与計算に関わる業務時間が、今まで5時間以上かかっていたものが1時間程度まで短縮されました。

一部、夜勤のインセンティブ設定などの特殊な設定については、手動計算を行なっている部分がまだありますが、ほとんどが自動計算となり、他の作業に充てる時間が増えています。

玉城様：
クラウドツールを導入して感じることは、「自社のやり方に合ったツールを選ぶ」のではなく、「ツールに合わせて自社を変えていく」というマインドチェンジの重要性です。
ツールに合わせた規則を整備しておけば、今後法改正があった場合などに、クラウドツール側が対応してくれるため、自社でシステムを修正していくよりも低コストかつスピーディーな対応が期待できます。

今回の導入では、自社独自の複雑な就業規則をツールに合わせて変更することで、クラウドツールの効果を最大限に得ることが可能となりました。
その点でも、税務だけでなく労務の専門家も多くいらっしゃるアーリークロスさんが伴走してくださったことは非常にありがたく感じています。

MFC会計は、銀行口座連携やクレジットカードとの取引明細の連携や、給与ソフト、他社ソフトとのデータ連携が可能となり、今では財務データの8割がデータ化することができました。
データが連携していることで、入力工数の削減が実現しました。

また、pay for businessのプリペイド式ビジネスカードの導入により現金のやり取りが減ったことで、経費精算においてもコミュニケーションコストの削減にもつながりました。
ビジネスカードは貸与ルールを整備して、必要なときに貸与する方法で運用しています。
今まで都度現金精算で行っていた立替経費精算や仮払精算は、導入前と比べて9割ほど削減しています。pay for businessは、MFC会計とAPI連携ができるため、誰がいつ何に使ったか支払履歴がタイムリーに把握できますし、領収書を見て仕訳連携ができる点がとても便利です。

受取請求書処理もクラウド化され、業務フローが大きく変化したかと思います。導入後の効果を教えてください。

経理ご担当者様：
受取請求書の処理には、invoxを導入しました。invoxを導入して、一番楽になったのは振込処理です。
今まで１件１件手作業で振込をしていたものが、FBデータをインターネットバンクにインポートして、金額の手入力無しで総合振込ができるようになったことで、振込業務の時間短縮となりましたね。

今までは、経理で請求書を受領後、開封して部署ごとに仕分けし、当月の支払金額をExcelに打ち込んで一覧表を作成していました。その後、出力した一覧表を請求書と一緒に回覧する流れで、承認までに多くの時間を要していました。
それがinvoxの導入により、一覧表を作成する手間も、紙を印刷して回覧する手間も不要になりました。また、invox内で仕訳を生成する機能があり、自動でMFC会計に連携されるので、仕訳入力作業も削減しました。

導入以前は会計ソフトを使って月末から月をまたいで行っていた仕訳業務が、毎月20日くらいには終わるようになっています。

また、これから開始になるインボイス制度に事前に対応できたことも大きなポイントでした。
請求書のデータ化はもちろん、お取引先様の適格請求書番号の照合もinvox内で完結するため、非常に便利です。
インボイス制度に対応するために新たなツールの導入や既存システムの改修を検討している企業も多い中、素早く法改正への対策ができることは、クラウドツールならではの強みと言えますね。

DX推進の鍵は社内コミュニケーション。外部連携を円滑に進めるための工夫もサポート

DXを進める上で、苦労したことや気を付けられたことがあれば教えてください。

経理ご担当者様：
MFC製品の導入当初は、「法定外休日」など、今まで使っていなかった単語に慣れるまでに時間がかかりましたね。
ツールの設定はすべてアーリークロスさんにお任せできたので、その点はとても安心でした。
操作については、実際に触ってテストを繰り返しながら進めていきました。

玉城様：
クラウドツールの導入は「社員教育の一環」という意味も大きかったため、従業員一人ひとりの当事者意識を高めることを期待していました。
今までは申請書を提出したら後は総務任せという社員が大半だったのですが、「自分の申請データの確認は最後まで自分でする」ことを社員に周知し、個別に声かけをしていきながら、操作する中で出た不明点は逐一確認してもらい、一緒に解消していくなど社内コミュニケーションを大切にして進めました。
長く勤めている人ほどとまどいも大きい変化だったと思いますが、現在では個人個人の意識はかなり変わってきたと感じています。

各経理担当者においても、ツールの導入から社内ルールの整備、社員への周知を含めた運用フォローまでをすべて任せることで大きくスキルアップしました。
今回の導入によって次世代の中核となる人材を育成できたことも、非常に価値のある試みであったと感じています。

クラウドツールの導入で業務フローをはじめ変化がたくさんあったと思います。新しい取り組みを行う中で工夫したことなどがあればお教えください。

玉城様：
業務フローの改善については、今までは部門別で構築されていたものを、部門を横断して全社的な業務フローを作成する必要があり、非常に大変でした。
まだ完成形ではないものの、部門ごとの個別業務としてではなく、人のつながりという点を考えて業務フローを構築できるようになりました。

経理ご担当者様：
invoxでは、請求書のメール受け取りを実現するためにはお取引先様の協力が必要でした。
沖縄はまだ多くの企業でデジタル化があまり進んでいないため、お取引先様に請求書の送付方法を変更していただくことは難しいのではないかと考えていましたが、実際に相談してみると、メール送付への切替に協力的なお取引先様が多くいらっしゃいました。

また、請求書の支払日についても、日付の変更を依頼することにしました。
支払サイトがタイトであるとどうしても業務が詰まってしまうため、ゆとりを持って業務を進められるようにお取引先様と交渉し変更いただくことで、業務時間を確保することができました。

請求書のメール送付や締め日の変更依頼は自社だけの問題ではないため、外部を巻き込むことに不安や心配もありましたが、アーリークロスさんに進め方を相談してアドバイスをいただき、安心して進めることができました。

自ら成長し続けることのできる自律的な組織を目指し、社員とともに更なる業務改善へ

最後に、今後の課題や展望について教えてください。

玉城様：
MFC会計の導入から始まったDXで、経営基盤をしっかりと固めてきました。
今後は、業務内容や工程管理を含めた業務管理システムを内製化し、より効率化を進めていきたいと考えています。

さらに成果品ソフトを開発し、弊社の機器及びソフトを含めたシステムを商品化することができれば、同業他社に向けて高付加価値の商品としてキャッシュポイントに繋がるのではないかと考えています。

DXはただ業務をデジタル化するというだけではなく、企業の競争力の向上が目標になります。
そのためにも、社員一人一人が自らを管理し、生産性を向上させていくことが必要です。
これからも社員が一丸となり、働きやすいルールをつくり、会社を成長させていきたいと思っています。

今後も引き続き、サポートをお願いいたします。