士業の未来を見据えたDX戦略で業務効率化と事業成長を実現

顧客管理の課題解決からスタート。専門家の自信と実績が導入の決め手に

この度、クラウドツールの導入支援をさせていただきました。導入のきっかけや理由を教えてください。

小川 実様（以下、小川様）：

弊社は税理士法人から始まり、その後に社労士法人を設立しました。両社で使用する業務ソフトが異なっており、同じお客様であっても別々のマスタを管理する必要があり、整合性を保つのが非常に困難な状況でした。特に顧客管理が大きな課題で、一元管理できるソフトを探していましたが、なかなか適したものが見つかりませんでした。

また、従来使用していた会計ソフトは使いやすかったものの、インボイス制度や電子帳簿保存法への対応が遅く、世の中の流れについていけないという危機感がありました。そのため、マネーフォワードクラウドやfreeeといったクラウドツールは見逃せない存在だと強く感じていて、DXに取り組みたいという思いが大きくなっていきました。

そんな時にDIGさんと出会い、マネーフォワードクラウドを紹介していただきました。クラウドツールは複数の選択肢があって、どれが最適かよくわからないものです。専門家が自信を持って提案してくれれば、それに従いたくなるものですし、実際にご担当者の方とお話してみて、DIGさんのこれまでのDX導入経験から来る自信や、ご担当者の人柄が導入の決め手となりましたね。この方々に依頼すれば大丈夫だろうという実績と自信が見えたことが導入の決定打でした。

データ読み込みで工数削減を実現。システムに合わせた柔軟な運用で課題をクリア

記帳代行や税務顧問対応など、マネーフォワードクラウド会計を導入してみて使い勝手はいかがでしょうか？

高橋様：

まだ正直使い慣れていない部分もあり、使いやすさの面では課題もありますが、データ読み込み機能は明らかに時短効果があり、工数削減を実感しています。

特に、CSVでのデータ取込の柔軟性が非常に優れていると感じています。他のソフトでは、取り込む情報が不足していると取り込めずエラーになってしまうことがありますが、マネーフォワードクラウド会計は柔軟に取り込むことができます。

一方で、手入力を前提としていないシステム設計のため、その部分では少し不便さを感じることもあります。会計入力はパートさんに任せているのですが、取込後のデータの手直しが少しやりづらいため、データを取り込む段階でしっかりとデータを整備するよう業務フローを見直しました。

これまで「最低限の情報を取り込み、後から入力補完」という方法でしたが、現在はシステム仕様に合わせて精度の高いデータ整備を行うよう運用を改善しています。

マネーフォワードクラウド勤怠も導入されました。使ってみての感想や、実際に利用される従業員様とのコミュニケーションで工夫されたことはありますか？

山寺様：

以前使っていたインストール型のソフトは専門職向けのもので、士業が使うのに特化していましたが、マネーフォワードクラウドは専門知識の少ない現場の人でも使いやすい、わかりやすいシステムだと思います。

それまで使っていた勤怠ソフトと、マネーフォワードクラウド勤怠を平行稼働していた期間があったので、その間は従業員には負担をかけてしまったと思いますが、従業員から大きな不満などはありませんでした。

打刻する従業員側には、マネーフォワードクラウド勤怠に切り替えても使用方法などの変化はほとんどありませんでしたが、集計する側には変化がありました。マネーフォワードクラウド勤怠の画面に見慣れないことや、集計方法がこれまでの勤怠ソフトと異なるため違和感がありますが、そこは慣れの問題で解消されていくと感じます。

現時点で使いづらい点としては、給与計算での割増率の集計がうまく反映されないことがあります。その場合は手動修正が必要で手間に感じることもありますが、今後より良くなってほしいと期待している部分です。

いつでもどこでも申請可能に。システム連携による業務効率化を実現

マネーフォワードクラウド経費の導入による変化についてもお教えください。

高橋様：

もともと経費精算はExcelで集計していましたが、レシートの写真を撮って金額や日付をスマホで取り込めるようになり、便利になったと感じています。

申請時間そのものの短縮という点では、スマホで入力するのもExcelに入力するのも時間的に劇的な変化はありませんが、いつでもどこでも経費申請ができるようになったのが最も大きな変化です。わざわざ事務所に帰ってから申請する必要がなくなり、電車の中などスキマ時間に申請できるようになりました。

また、他システムとの連携が非常に便利で、マネーフォワードクラウド給与と連携させることで、全従業員の経費精算額が自動で給与明細に反映させることが可能です。これにより、ミスなく経費精算を実行できるようになったので精神的な負荷からも解放されました。

マネーフォワードクラウド債務支払はいかがですか？

小川様：

以前のソフトと科目の名称が異なるなど、使い勝手が違うのでまだ十分に使いこなしきれてはないという状況です。

しかし、「経費科目」などマネーフォワードクラウド債務支払特有の仕様を把握して使いこなすと、紙で行っていたプロセスがクラウド上で完結するようになるので、とても効率化ができ、すごく便利なんだろうと感じています。今はまだ過渡期ですが、もう少し触って理解していきたいと思っています。

いつでも月4時間以上の業務時間削減で営業活動にシフト。成長への基盤を構築

導入を振り返って、バックオフィス業務全体にどの程度の時間削減効果がありましたか？

山寺様：

給与計算については、少なくとも月4時間程度の削減を実感しています。

ただ、マネーフォワードクラウドの導入による効果は勤怠や給与の集計、経費精算業務といったわかりやすい業務の効率化だけではありませんでした。

これまで、バックオフィス担当者として社内での打ち合わせや、従業員からの小さな問い合わせや依頼の対応など、一つひとつは小さく見えづらい業務が積み重なって、かなりの時間を費やしていたことがわかりました。

マネーフォワードクラウドを導入したことで、その時間が解消されたことが非常に大きな効果だと感じています。

今回のDXの目的と成果についてお聞かせください。

小川様：

今回のDXの目的のひとつに、山寺さんの業務を軽減したいというものがありました。

これまで山寺さんにはバックオフィス業務を担当してもらっていましたが、彼女の負担を軽減し、空いた時間でもっと売り上げにつながる仕事を対応してもらいたいと考えていました。彼女自身の成長が、ひいては会社の成長につながると確信していたからです。

結果、今回のマネーフォワードクラウドの導入によりバックオフィス業務が彼女の手から離れ、現在では営業活動などのコア業務に時間を割けるようになってきており、営業で新規契約を受注してくるなど活躍の幅を広げてくれています。

非常にスムーズに導入を進めてくださってDIGさんには本当に感謝しています。

士業の未来を見据えたDX戦略でコア業務への注力を実現

最後に、現状の課題や今後の取り組みなどがあれば教えてください。

小川様：今は新しいお客様にはほとんどマネーフォワードクラウドをご提案しています。顧客企業も将来的には請求書や売掛管理、労務なども必要になってくることが多いので、先のことを考えてマネーフォワードクラウドを勧めるようにしていますね。

提案のメインはマネーフォワードクラウド会計ですが、関連する周辺ソフトであるマネーフォワードクラウド請求書やマネーフォワードクラウド経費、マネーフォワードクラウド勤怠なども自社で展開していけるようにスキルを上げていくフェーズに入っていると考えています。

現在、DIGさんに相談しながら、進めていっています。

現在弊社は8期目で、10期目には社員数50人をひとつの目標にしています。

また、DX化を自社のサービスとして展開していくにあたり、まず我々自身がDXを実践することで、お客様にも自信を持って伝えていけるのではと感じています。

マネーフォワードクラウドは会計の専門家でなくても非常に使いやすく、ある意味では士業が不要になっていくようなソフトです。これらのクラウドツールの知見を増やし、クラウドツールを使う企業を支援できるようになった上で、その先に我々ができるサービスを提供していくべき段階だと感じています。それができなければ、これからの士業に未来はないと思っています。

今後もマネーフォワードクラウドをはじめとするクラウドツールの知見を増やしていきつつ、よりコア業務に使える時間を増やしていきたいと思っています。引き続き、ご支援をよろしくお願いします。

今回は貴重なお話をありがとうございました！