変化に柔軟に対応できる強い組織へ～業務効率化と生産性向上を実現するDX

株式会社39ダイニング

https://39-dining.com/
代表取締役：高山 洋平 様
年商規模：1～5億円
従業員数：1～50人
業種：飲食業

福岡市で複数の飲食店を展開する株式会社39ダイニング様。
食を通じて、お客様、仲間、地域、そして日本に元気を与えたいという理念のもと、さらなる事業拡大に向けて、バックオフィス業務の効率化に取り組まれています。
今回は、代表取締役の高山洋平様、経理担当の高山美那弥様にお話を伺いました。

多店舗展開を見据えた社内業務改善をIT導入補助金が後押し

2021年7月より、IT導入補助金申請、MFC会計・MFC給与・MFC経費・Pay for Businessの導入支援をさせていただきました。バックオフィスを整備しようと思ったきっかけやMFC製品の導入を決定した理由を教えてください。

高山 洋平様（以下、洋平様）：
2021年7月当時、弊社は4店舗を運営しており、経理業務や給与計算業務に多大な時間を費やしていました。
特に各店舗から受け取る領収書は膨大な量で、1人経理体制の限界を感じていました。
今後さらなる店舗展開を進めていくためには、バックオフィス業務の効率化が急務と考え、ITツールの導入を検討し始めました。

そこで知人の弁護士からクラウドツールに精通した税理士事務所であるアーリークロスさんを紹介してもらい、IT導入補助金の活用を勧めていただきました。
このIT導入補助金がMFC製品導入の大きなきっかけとなりました。

さらに、アーリークロスさんはDX推進支援の実績があったことと、IT導入補助金以外の補助金申請支援等、税務・会計の相談以外にも総合的に相談ができると感じ、IT導入補助金の申請からサポートをお任せすることに決めました。

作業時間1/3の削減に成功！膨大な領収書管理から解放され、経理業務がストレスフリーに

経理業務において、どのような課題があったのでしょうか？

高山 美那弥様（以下、美那弥様）：
各店舗から領収書が五月雨式に送られてくる状態で、多い店舗では月200枚を超えていました。
経理は1人体制のため、私が育児をしながら空いた時間に経理業務を行っており、領収書の整理や会計ソフトへ仕訳入力を行うタイミングをコントロールすることが非常に困難な状態でした。

当時、5店舗目の出店が決まっている状態で、さらにコロナ禍により消毒対応備品などの必要な備品が増えており、膨大な領収書の管理及び仕訳入力業務が最大の課題でした。

また、売上金の現金管理も課題と感じておりました。
当時は事務所にある金庫に売上現金を保管し、何日分か貯まった段階で、入金・記帳して会計ソフトに入力している状態でした。

MFC会計の導入により、どのような変化がありましたか？

美那弥様：
領収書の整理や仕訳入力の手間が大幅に軽減されたことが一番大きな変化ですね。
スマレジとMFC会計がAPI連携しており、取引データを取得できるので非常に便利です。
自動仕訳ルールを活用して、部門別に仕訳入力する作業も効率化できました。
画面操作も簡単で、ボタン一つで簡単に仕訳ができるようになりとても助かっています。

また、クレジットカードの決済情報（日付、金額、摘要）もMFC会計とAPI連携できるので、領収書や利用明細から転記する際の数字の入力ミスもなくなり、ヒューマンエラーが解消されました。

売上金についても、金庫に保管せず当日中に銀行に入金するように現場のオペレーションを変更しました。
API連携の特性を生かし、MFC会計でタイムリーに売上、入金情報の確認ができるようになりました。

以前は1日に2〜3時間は集中して経理業務を行う必要がありましたが、現在は育児の隙間時間を使って業務を行い、1時間半程度で完了しています。

給与計算業務の効率化で空いた時間を使い、新たな取り組みへ

今まで給与計算は社長自らが行われていたとのことですが、MFC給与を導入されて、社長の業務量に変化はありましたか？

洋平様：
以前は自ら一件一件電卓をはじいて、紙に書いて給与計算をしていました。
ダブルチェックもしていましたが、手作業のためどうしても計算ミスが発生し、そのたびに計算をやり直していました。

MFC給与を導入したことでスマレジの勤怠データがMFC給与にCSV連携され、勤怠情報の集計から給与計算までシームレスに給与計算を行えるようになり、複雑な給与計算業務から解放されました。
WEB明細のおかげで紙の明細書発行の手間もなくなり、ペーパーレス化も実現しました。
従業員も問題なくWEB明細を確認できています。

現在は給与計算業務は役員へ任せて、自身の手から離れたことで身軽に動ける時間ができました。
その時間を使って、新たなビジネスの可能性の探索や、店長会議などで従業員との時間を増やすようにしています。
特に組織作りに意識を向けて、組織として業務効率や生産性をさらに向上させるべく、マネジメントに取り組んでいます。

店舗での購買オペレーションを「マネーフォワード ビジネスカード（プリペイド式）」に一本化

今回、マネーフォワード Pay for Businessというサービスを導入されました。実際に現場で利用されて良かった点や、反対に苦労した点はありますか？

洋平様：
マネーフォワード Pay for Businessの導入を機に、店舗の備品購買時の決済方法をビジネスカードに統一しました。
ビジネスカードの明細データをMFC会計にAPI連携できるので、ビジネスカード毎の利用状況がタイムリーに確認できるところが良いですね。紙の請求書が不要になり仕訳入力も効率化されました。
会社がビジネスカードの利用上限金額を決めることができるため、不要な購買ができなくなり不正防止にもつながります。
また、どの店舗でどのような用途での利用が多いのかが明確になり、支出分析にも役立つと感じています。

一方で、決済方法の一本化には、戸惑いの声もありました。

今までは、食材や備品の購買を各店長の判断に任せており、様々な仕入先から物資を調達していました。
それが今回の変更で、ビジネスカードの利用可能店（Visa）以外では購買ができなくなるという点について、各店長の理解を得る必要がありました。
ビジネスカード導入によるメリットと組織全体として業務効率UPを図るため、ルール整備の必要性を説明し、納得してもらいました。

丁寧なコミュニケーションがスムーズな導入につながる

サービス導入の際に、従業員様に対して心がけていたことはありますか？

洋平様：
MFC給与→MFC経費→Pay for Business→MFC会計と順に導入していき、そのたびに業務オペレーションが変わるため、都度店長や従業員へ丁寧に説明するようにしていました。
組織を大きくしていくためにオペレーションを見直し、再構築することは必要だと感じていましたが、一時的に新しく業務が増えるので葛藤もありましたね。

現場にも負荷はかかりますが、長い目で見れば楽になることは明確だったため、何度も店長会議を重ね各店長と話をする場を設けました。
戸惑いもありましたが、率直な意見交換を行い、方向性を共有することで信頼関係を築くことができたと感じています。

39ダイニング様は非常にスムーズに導入が進んだ事例でした。経理担当の美那弥様の飲み込みの速さによるものが大きかったと思いますが、新しい製品を使う上で意識したことはありますか？

美那弥様：

育児との兼ね合いもあり、まとまった時間が取れない場合でも、隙間時間にシステムを触り理解するなどの小さな積み重ねがスムーズな導入につながったのではないかと思います。

また、疑問点はアーリークロスさんに都度確認し、すぐに解消するようにしていました。
IT導入補助金の申請から導入、運用においてアーリークロスさんのフォロー体制が充実していたことも大きかったと思います。非常に感謝しています。

積極的な事業展開で地域活性化と販路拡大に挑戦

最後に、今後の展望について教えてください。

洋平様：
お米づくりから店舗運営まで一気通貫して日本食文化を継承していくという思想のもと、お米を軸にした六次産業化を進めていきたいと考えています。
地産地消で地域の活性化や食育を推進するべく農業に注力すると同時に、ECや新規店舗の出店にも力を入れ、さらなる事業拡大を図っていきたいですね。
これから様々な事業展開にチャレンジしていく予定です。

今回のMFC製品の導入によって、業務効率化にプラスして「組織」としての力を高めていく施策に目を向けることができるようになりました。
今後は、業務効率化によって得た利益を従業員に還元し、従業員満足度と業務意欲を向上させ、会社の成長スピードをさらに加速させていきたいと考えています。

引き続き、サポートをよろしくお願いします。