明確なビジョン設定と柔軟な思考でDXを成功に導く

株式会社杉原エンジニアリング

https://www.sugihara-eng.co.jp/home
取締役副社長：杉原皓介様
総務部総務課課長：山口佳代子様
年商規模：10億～50億
従業員数：50～100人
業種：製造業

長崎県でロボットや IoTを駆使したFA装置の開発・設計を行っている株式会社杉原エンジニアリング様。
「あらゆる機械を創造する」という理念のもと、オーダーメイドの自動化システムを提供していらっしゃいます。DXの先にある自社の事業競争力強化に向けて、バックオフィスの業務改善に取り組まれています。
今回は、取締役副社長の杉原皓介様、総務部総務課課長の山口佳代子様にお話を伺いました。

課題を解消し、組織全体の業務効率化を目指す。伴走型の支援体制が導入のきっかけに

この度、MFC会計、MFC給与、MFC経費、MFC年末調整、クラウドBoxの導入支援をさせていただきました。MFCシリーズ導入のきっかけや理由を教えてください。

杉原 皓介 様（以下、杉原様）：
弊社は特殊な加工機やロボットなどの自動機械の設計・製作および、納品先クライアントに対して機械のメンテナンス業務を行っております。
このメンテナンス業務に伴う出張が非常に多く、出張の都度、出張者に対して仮払精算を行っており、経費精算業務が煩雑を極めていました。
そのため、経費精算における従業員のコミュニケーションコストが非常に高く、特に総務部の業務を圧迫している状態で、経費精算業務のデジタル化の必要性を強く感じていました。

また、基幹システムと会計ソフトのデータ連携の見直しも課題の一つでした。ツール間で財務データをシームレスに連携するには、現行の会計ソフト等をリプレイスすべきだと考え、クラウドツールを検討し始めました。

そんな折、セミナーをきっかけにアーリークロスさんを知り、MFCシリーズを紹介していただくことになりました。
アーリークロスさんは、要望に対する実現可否を判断し、当社に適したプロダクトの提案を行ってくれるだけではなく、業務フロー設計やプロダクトの初期設定、運用後の支援など、上流から下流まで一気通貫で伴走していただけるという点が非常に魅力的でした。
現状の課題をMFCシリーズとアーリークロスさんの支援で解消できるのではという思いから、導入を決めました。

経費精算業務の効率化や年末調整業務のデジタル化により、従業員対応コストを大幅削減

貴社は現金精算が特に多く、コミュニケーションコスト削減においてはMFC経費の導入効果が一番大きかったのではないかと思います。MFC経費の現状の定着具合はいかがでしょうか？

山口 佳代子 様（以下、山口様）：
現在は、経費精算の申請はほとんどMFC経費を利用しており、現金を手渡す仮払精算はほぼなくなりました。
今までは、経費精算書を作成して印刷し、回覧して承認印を集め、経費精算を行っていました。
仮払対応、現金精算、現金管理、申請書ファイリング、仕訳入力といった一連の経費精算業務にかかる時間は、従業員1人あたり5分程度必要でした。
今はMFC経費上で申請から承認までが各事業部で完結するため、月に20人が申請した場合で考えると、月間100分の時間コスト削減が実現していることになります。

紙で運用していた頃のように、経費精算書自体を紛失することもなくなりました。
また、上長の承認印が必要なため、回覧に時間を要するという課題もありましたが、承認プロセスのデジタル化により、外出中や出張中という理由で承認が遅れることも今はありません。
MFC経費の導入で、ペーパーレス化・ハンコレス化が促進され、従業員の業務スピード向上にもつながっています。

従業員様の業務効率化という面では、2021年から年末調整のペーパーレス化の取り組みも実施されました。MFC年末調整を利用してどんな変化がありましたか？

山口様：
昨年度は、従業員が申請する各種申告書の配布と回収をMFC年末調整で実施しました。
紙の申告書で運用していた時は、期日までに従業員全員分の申告書を回収するのにも一苦労でした。
さらに入力内容を1枚ずつチェックし、従業員に質問しに行くことも多々あり、非常に時間と手間がかかる業務でした。

MFC年末調整では、申告書の配布と回収がスマートフォン、PCで実施できるのが本当に楽です。
申告書の作成も従業員が質問に回答していくだけで完了できます。
申告書の配布・回収の手間が省ける上に、差し戻し等が発生してもスムーズに対応できるのはとてもありがたいですね。

MFC年末調整で税金計算を行った後は、税金額をMFC給与に連携することで、次月の給与に還付金等を反映させることもでき非常に便利です。
また、給与支払報告書の提出もMF年末調整から電子申請が行えるとのことで、年末調整業務の大幅な効率化が実現できると感じています。

プロダクト間のデータ連携で経理業務が楽に。導入支援は基幹システムとクラウドツールの要件定義から丁寧にサポート

MFC会計の導入によりどのような変化を感じていらっしゃいますか？

杉原様：
MFCシリーズを導入し、クラウドツールならではの機能と使いやすさに驚いています。
MFC会計では、外出先でもどこでも数字をすぐに確認でき非常に便利です。

課題であった基幹システムと会計ソフトのデータ連携についても、運用フローを見直すことで改善しています。
今までは、経費精算後に案件毎の出張経費を確認し、基幹システムと会計ソフトにそれぞれ1件ずつ手入力しており、データを二重管理する手間に加え、入力ミス抑止のための確認作業に時間を要していました。

現在は、MFC経費で作成した経費精算データはMFC会計へAPI連携し、MFC会計から基幹システムへCSVデータのエクスポート/インポートで連携する運用フローに変更しました。
データ二重管理による入力業務の削減と人的ミスの解消が実現し、とても満足しています。

MFC会計の導入を機に、基幹システム側の改修も実施されました。その後の運用はスムーズに進んでいるでしょうか？

杉原様：
原価管理・請求管理・支払管理に関しては自社の基幹システムで実施しております。
MFCシリーズ導入の際に、MFC請求書・MFC債務支払の導入も検討しましたが、電子帳簿保存法を前提に機能要件を考慮した結果、請求・支払管理は現行の基幹システムを継続して利用することに決めました。

しかし、MFC会計と基幹システムでCSVデータ連携を行うにあたり、両システムでデータ仕様を統一するため、基幹システム側のデータ出力レイアウトを変更しました。

MFC会計と基幹システム間のインタフェース設計を行う上で、勘定科目・補助科目の整理が必要になりましたが、基幹システムの開発ベンダー様とのミーティングにアーリークロスさんにも参加いただくことで、非常にスムーズに改修を進めることができました。
現在、基幹システムも問題なく稼働しています。

課題であった電子帳簿保存法対策は、MFクラウドBoxを活用して、基幹システムとの管理の棲み分けを整理しました。

その他、MFCシリーズ間連携においての要件定義や、業務フローの策定についてのアドバイスをいただくなど、幅広くご支援いただき感謝しています。

支払業務に関しても、基幹システム側で振込データを生成出来るようアドバイスをいただき、非常に楽になりました。

経理業務の属人化を解消し、次世代へバトンをつなぐ

創業期より経理業務を支えてこられた山口様の記帳業務の引継ぎが課題であったと伺いました。実際の運用を開始した現在の状況はいかがでしょうか？

山口様：
今後の社長の世代交代に合わせて、経理業務についても世代交代の必要性と重要性を感じていました。
今回の会計ソフトのリプレイスは、今まで私1人に集中していた経理業務を棚卸しし、業務の引継ぎを進める良い機会となりました。
記帳業務は特に、会社全体の取引の流れを把握することが必要になります。
今回の業務改善への取り組みを機に、各バックオフィス業務を部下と進めていくことができました。

MFC会計を導入してからは、記帳業務を部下に任せ、私は部下が取引の流れを理解できるようサポートしていく形で進めてきました。
現在、入力業務は完全に部下に移譲し、次世代のバックオフィス体制のベースが構築できたと感じています。

小さな業務の効率化が大きな業務改善につながる

MFCシリーズ導入により、業務時間に変化はありましたか？

山口様：
MFC会計と銀行口座を連携することで銀行に出向く必要がなくなったり、現金による経費精算対応が不要になったりと、細々した時間が短縮されていることを実感しています。

MFC給与の導入も、業務時間短縮に大きな効果を発揮しています。
FBデータを活用することで1件づつ支給金額を入力していた業務が、FBデータをインターネットバンクに取り込むだけになり、振込処理が大幅に効率化されました。

さらに、給与明細をWEB通知に変更したことで、給与明細の印刷から封入・配布までにかかっていた時間の短縮と、ペーパーレス化にもつながりました。

MFCシリーズの導入を進める中で、気を付けていたことや注意していたことなどがあれば教えてください。

杉原様：
プロダクトの導入により、業務オペレーションなど様々な変化が起こる中で、「常に目指すべきゴール地点を見据えておくこと」「既存の運用やルールにとらわれず、柔軟性を持って取り組むこと」を意識していました。

プロダクト導入当初、一部の従業員からの反対がありました。
ですがプロダクト導入は会社にとって必ず必要なことだと確信していたので、全体最適を考慮しトップダウンでDX化を推し進めてきました。
従業員の不満に対しても、アーリークロスさんと相談しながら一つずつ運用面の課題をクリアにしていきました。

更なるDX促進でバックオフィスから経営を強化する

最後に、今後の展望について教えてください。

杉原様：
今回のプロダクト導入における業務改善は、自身の目の届く範囲のみ着手したに過ぎません。
他の部署でもまだまだ改善すべきことがあります。
従業員管理やビジネスカードの導入なども今後進めていきたいと考えています。

DXとは、最新のツールを導入し、働き方や業務プロセスを改善するだけではなく、その結果生まれた物理的・心理的な余力を活用して自社の競争力を強化することだと考えています。
これからも継続的に挑戦し、課題を1つ1つ着実に改善していくために、常に情報にアンテナを張り、感度を高く臨んでいきたいと思っています。

引き続き、ご支援をよろしくお願いします。