クラウドツールの活用で95％の業務時間短縮とペーパーレス化を実現

福岡県で、発動発電機及び無停電電源装置や充電器の設計・開発・製造・据付工事・メンテナンスなどを手掛けている株式会社栄興技研様。

創業当初からお客様の立場に立った製品作りを信念に、新しい領域に挑み続けていらっしゃいます。複数導入されたクラウドツールのうち、今回は、請求書管理、経費システムについて、社長の大成 栄晴様、総務グループの青山様、前田様にお話を伺いました。

株式会社栄興技研
https://eikogiken.co.jp/

代表取締役：大成 栄晴 様
年商規模：5～10億円
従業員数：～40人
業種：製造業

３時間かかっていた振込業務が10分に。95％の業務時間短縮を叶えたクラウドツール

請求書の受取から支払、計上業務を自動化するクラウドツール「invox」を導入されました。導入以前の課題について教えてください。

青山様：

受取請求書業務は紙の運用が中心でした。

請求書を受領後、まずは請求書を見ながらExcelの支払表に入力し、承認者の印鑑を集めてまわり、１件ずつネットバンクで支払金額を手入力して振込を行っていました。

その後請求書をファイリングして保管していました。

取引先別の請求金額をExcelに集計する作業や、ネットバンキングに1件ずつ振込金額を手入力した後の確認作業、支払漏れのチェックに非常に時間がかかっていました。

紙の運用では、承認者の印鑑を集めに回る時間が必要だったり、後から請求書を探す際にも検索性が低く、なんとか運用方法を変えて効率化したいと考えていました。

invoxの導入後、どんな変化がありましたか？

青山様：

invoxは、請求書をPDF化し、invoxにアップロードすることで自動で画像読み取りを行い、取引先名や支払金額をデータ化してくれます。そうすると上述のExcel集計作業や印鑑を集めてまわる作業がなくなりました。

また、基幹システムに登録している納品金額と請求金額の突合作業もとの数字突合も請求書がデータ化され、PC画面上で確認できるようになったことで楽になりました。

業務時間の変化では、今まで支払金額の集計に5日、承認業務に5日を費やしていたのが、それぞれ1日で完了しています。

1/5に短縮でき、想像以上の効率化に驚いています。

振込も、3時間ほどかけて確認しながら行っていたのが、今ではinvox上で振込データを生成して一括で振込ができるようになり、10分で完了するようになりました。

振込に関してはミスが許されないという心理的な負担が大きく、かなり時間をかけて何度も確認をして振込していたので、invoxで振込データを生成できるようになりプレッシャーが軽減されました。

「経費の申請・承認作業がスマホで完結し楽になった」従業員の声からも導入の効果を実感

社内稟議の効率化という点では経費精算業務についても改善されたかと思います。マネーフォワードクラウド経費ご利用後のご感想をお教えください。

青山様：

経費精算も紙の申請スタイルからスマホで申請、承認するワークフローに変更されたことにより非常に効率化しました。

弊社は出張する従業員が多く、出張のたびに申請書を作成し、印刷して上長に承認をもらい、その後総務グループで現金精算を行っていました。

マネーフォワードクラウド経費の導入後は、出張の多い従業員にはビジネスカードを発行し、出張申請や経費申請はスマホで行うフローに変わりました。

実際にスマホで出張申請を利用した従業員からは、出張先でも手軽に申請が行えて非常に楽になったという感想もあります。

申請の承認もスマホで行えて、承認スピードが非常に速くなりました。

前田様：

紙で運用していた頃は、申請書を起票してから承認・現金精算・現金出納帳への記入や申請書のファイリングなどの一連の作業に月4時間ほどかかっていましたね。

マネーフォワードクラウド経費を導入してからは、これまで行っていた現金精算を振込に変更しました。

振込にするとその場で精算されるわけではないので従業員から不満が出る可能性を懸念していました。

アーリークロスさんに相談したところ、従業員の財布事情と、現金削減、精算業務の効率化の3点を加味した業務フローが必要とのことだったので、振込回数を月の中盤と給与支給時の2回にしました。

おかげでバランスの良い業務フローを構築することができ、従業員からの不満もほとんどありませんでした。

その結果、現金出納帳に記帳していた毎月100行ほどの現金精算が、今では20行にまで減りました。

ほとんどの業務がオンラインで完結するようになり、経費精算業務に費やす時間はすべて合わせても30分程度で完了しています。

振込手数料が上回ってしまう経費については引き続き現金精算で運用していますが、業務時間が大幅に短縮されたことでクラウドツールの導入の効果を実感しています。

精算のために現金を用意して、従業員から受領印をもらうといった細かな対応やコミュニケーションコストも削減されました。

推進力のある組織作りを目指し承認ルートを最適化

今回のDXで社内業務全般の承認ルートの再構築を行いました。その中で気を付けられていたことなどがあれば教えてください。

大成様：

承認者が多くなることで、各業務に与える弊害が大きくなります。

例えば、承認者が増え、承認待ちの時間が長くなると、承認が下りるまで次の業務に移れない、承認者への催促が発生するなど、申請者の業務にロスが発生し業務効率が下がります。

それだけでなく、会社全体として意思決定スピードも遅くなり、会社の競争力の低下を招くことになります。

会社全体の推進力を上げていくために、承認におけるキーパーソンを精査し、最低限の人数でなるべく簡素な承認フローとなるよう意識しました。

今回のDXでは、初期設定だけでなく、承認ルートや業務フローの再構築においても、アーリークロスさんと相談しながら進めていくことで、課題がクリアになり非常にスムーズに導入を完了することができました。

今後も引き続き、ご支援をお願いいたします。

今回は貴重なお話をありがとうございました！