請求書デジタル化の全メリット：コスト削減と効率化で企業を強化する方法

効率性とコスト削減は企業の経営において重要です。
特に中小企業にとっては、業務の効率化が利益に直結します。
請求書のデジタル化は、業務のスピードアップとコスト削減において重要な施策です。

この記事では、請求書デジタル化のメリットとその具体的な導入方法について詳しく解説します。

請求書デジタル化の重要性とその背景

インボイス制度や電子帳簿保存法の施行をきっかけに、請求管理業務のデジタル化を耳にしない日はありません。
従来の紙やExcelでの管理では、手作業によるミスや時間の浪費が問題となっていました。

企業の効率化とコスト削減が求められる中、請求書のデジタル化が注目されています。

デジタル化がもたらす主なメリット

請求書をデジタル化する最大の利点は、コスト削減と業務効率化、そして正確性の向上です。

デジタル化により、以下のようなメリットが得られます。

コスト削減の具体的な効果

印刷費や郵送費などの削減が可能です。
また、データの電子化により物理的な保管スペースが不要になります。
さらに、クラウドベースのシステムを利用した場合、オンプレミス型で発生する製品の「購入費用」や製品の維持管理に必要な「保守費用」といったインフラコストも削減できます。

業務効率化による時間短縮

請求書の発行から保管、処理までを一元管理できるようになります。
そのため、紙の請求書では必要なファイリング業務や、過去の請求書をファイルから探すような手間が省け、処理時間が大幅に短縮されます。
これにより、社員はより付加価値の高い業務に集中できます。

正確性の向上

手作業による入力ミスや書類の紛失リスクが減少し、データの正確性が向上します。
正しいデータにアクセスできるため業務効率化が進み、コスト削減に繋がります。

成功事例：佐藤工業生コン株式会社の導入事例

宮崎県の佐藤工業生コン株式会社では、クラウドツールを導入し請求書管理のデジタル化を進めました。具体的には、マネーフォワードクラウド請求書やinvoxといったツールを活用しています。

導入前は受取請求書処理に一週間程度を要していましたが、導入後は約2営業日で完了するようになり、作業時間が大幅に短縮されました。

また、支払集計作業にかかる時間は月12時間から4時間に減少し、業務工数は約65%削減され、業務効率が大きく向上しました。

具体的な効果やその他メリットについてみてみましょう。

• クラウドツール導入による業務改善の詳細

マネーフォワードクラウド請求書の導入により、請求書の作成が簡便になり、それまでは郵送していた請求書をメールで送信し始めました。

仕訳作業もワンクリックで完了するため、業務効率が大幅に向上しました。
結果、コスト削減と効率化の効果が顕著に現れています。

• ペーパーレス化の進展と法制度対応

電子帳簿保存法やインボイス制度にも対応しているマネーフォワードクラウド請求書やinvoxを活用することで、法令遵守がスムーズに行えるようになりました。

法制度の改正は今後も続くため、順次対応するクラウドツールの活用はコスト面でも機能面でもメリットがあります。

• 導入前後の業務プロセスの変化

従来は紙の請求書で対応していたため、月次決算が遅れがちでしたが、デジタル化後は業務プロセスが効率化し、迅速な処理が可能になりました。

以前はデータ入力ミスや会計ソフトへの仕訳入力が手作業でしたが、アナログ作業を止め、業務を簡素化した結果の現れです。

▼ご紹介事例はこちら

導入のステップと専門家によるサポート

１．初期設定と導入計画の策定

まずは、自社の業務フローを詳細に分析し、最適なデジタルツールを選定することが重要です。
この段階では、導入するツールの機能と自社のニーズをマッチさせることが成功の鍵となります。

また、導入スケジュールを明確にし、必要なリソースや予算を計画することで、スムーズな導入が可能になります。
専門家の支援を受けることで、初期設定の手間を軽減することもできます。

２．社員教育と運用体制の構築

新しいデジタルツールの導入には、社員への教育が不可欠です。
操作方法だけでなく、デジタル化がもたらす業務の変化についても理解を深めてもらう必要があります。

研修プログラムを実施することで、社員が新しいツールを効果的に活用できるようになります。
また、運用体制の構築では、デジタルツールの管理者を選任し、トラブル対応やシステムのアップデートに備えた体制を整備することが重要です。

専門家の協力を得ることで、教育プログラムの質を高め、円滑な運用をサポートします。

３．専門家によるDX支援のメリット

デジタル化のプロジェクトを進める中で、企業が直面する課題は多岐にわたります。
例えば、技術的な課題や組織文化の変革に伴う抵抗などです。

専門家の支援を受けることで、これらの課題に的確に対処し、プロジェクトの成功率を高めることができます。
専門家は、導入から運用、さらに改善までの一連のプロセスを支援し、企業にとって最適なソリューションを提案することができます。

▼煩雑なアナログ管理から脱却し、請求書管理の業務効率化とペーパーレス化を実現した事例

まとめ

請求書のデジタル化は、コスト削減や業務効率化、正確性の向上といった多くのメリットを企業にもたらします。
今回ご紹介した佐藤工業生コン株式会社の事例でも、マネーフォワードクラウド請求書やinvoxの導入によって業務効率が大幅に改善され、ペーパーレス化の進展や法制度への対応が迅速に行えたことが示されています。

デジタル化を進める際には、初期設定と計画の策定、社員教育、データセキュリティ対策などのステップが重要です。
専門家による支援を受けることで、これらのプロセスがスムーズに進み、リスクを最小限に抑えながら最適なソリューションを導入することが可能です。

当社のDX支援チームは、企業のデジタル化をサポートするための無料相談を行っています。
導入に関する疑問や不安をお持ちの方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。