煩雑なアナログ管理から脱却し、請求書管理の業務効率化とペーパーレス化を実現

宮﨑県で、生コンクリートの製造・卸業、太陽光発電設備の電気工事業、不動産賃貸業、飲食業、キャンプ場運営など幅広く事業展開を手掛けている佐藤工業生コン株式会社様。
バックオフィス業務の簡素化を図るべく、クラウドツールを導入されDXに取り組まれています。複数導入されたツールのうち、今回は、請求書管理ツールをピックアップし、総務部長の佐藤 久美様、総務部の長友 絵理様にお話を伺いました。

佐藤工業生コン株式会社

代表取締役：佐藤 修一 様
年商規模：5～10億円
従業員数：～20人
業種：その他業種

手作業を自動化して請求書作成業務を効率化。会計システムとの連携でさらに仕訳作業を楽に

今回マネーフォワードクラウド請求書（以下MFC請求書）を導入されました。導入以前の課題について教えて下さい。

佐藤 久美様（以下、佐藤様）：
会社にとって請求書管理は非常に重要な業務のひとつですが、紙やExcelでは管理が煩雑になりやすくミスも生じやすいといった問題がありました。

今までは、請求書の作成も伝票（紙）の作成も会計ソフトへの仕訳入力もすべて手作業で行っており、データを入力する際に数字の見間違いやタイプミスが起こりやすく、取引数が増えるにつれ業務もミスの原因も増えていく状態でした。

消込作業も比例して煩雑になり、消込作業が遅れると月次の決算の締めが遅れてしまう原因の1つにもなりますし、ミスをしないようにとチェック体制を強化すると、時間も人件費も必要になっていきます。

このような紙やExcel管理といったアナログ作業から脱却し、業務を簡素化・効率化していくことが課題でした。

MFC請求書は簡単に帳票を作成することができる汎用性の高いシステムです。MFC請求書を導入されての変化についてお教えください。

長友 絵理様（以下、長友様）：
MFC請求書はフォームに沿って入力するだけで、簡単に請求書を作成することができ、非常に使いやすいです。
請求書の発行から保管まで一元管理ができ、仕訳作業もワンクリックで行えて、作業がとても楽になりました。
MFC会計に連携しているので仕訳データを抽出したり転記する必要がなく、帳簿管理までシームレスに行えるところが良いですね。

また、MFC請求書を導入したことでメールで請求書が送れるようになり、郵送の手間も省け、業務負担が軽減されました。

佐藤様：
電子帳簿保存法の保存要件やインボイス制度の要件に素早く対応ができたこともメリットの一つです。
法制度の改正はこれからもありますし、コア業務に集中するためにも自社独自のシステムではなく、ベンダーが提供するサービスを利用する方がコスト面でも機能面でもパフォーマンスが良いと感じています。

紙の管理作業から解放され、請求書受取から承認までが滞ることなくスムーズに

受取請求書管理ツールであるinvoxもこのたび導入されました。受取請求書管理について、導入前の状況もお教えいただけますか？

長友様：
以前は、各拠点から請求書を回収して部門別に振り分け、Excelの支払一覧表に入力・印刷した後に承認にまわし、承認が降りてからインターネットバンクで振込処理を行っていました。
その後振替伝票を作成して会計ソフトへ入力するという流れで、受取請求書処理に一週間程度を要していました。

佐藤様：
紙の請求書をファイリングしていくことで書類が膨大な量になり、書類を保存するためのスペースの確保も大変でした。

また、後から過去の取引金額を確認する際、目的の書類を探しにくく、紙の管理に煩わしさを感じていました。

一か月の経理業務の中でも受取請求書業務のウェイトが重かったと思いますが、どのような変化がありましたか？

長友様：
今は請求書を受け取ったら私の方でinvoxにアップロード・仕訳登録を行い、佐藤部長に承認と振込を依頼しています。
請求書は自動でデータ化されinvoxに取込されるので、転記する手間や何度も紙と画面を確認する必要もありません。

おかげで、支払集計作業に月12時間を要していたところが4時間ほど削減されました。

Excelで作成していた支払一覧表の印刷も不要になりましたし、invox上で承認がまわるようになり、承認待ちで業務が滞ることもなく、請求書受取から承認までスムーズに流れるようになりました。

佐藤様：
私自身がいろいろな拠点に出向くことが多いので、どこにいても確認ができるようになったことが非常に助かっています。
本社以外の拠点で承認作業ができるため、承認に要する時間はほぼ不要になりました。

銀行の振込も、手続きがとても楽ですね。
以前は業者と金額を確認しながら慎重に進めていましたが、invoxの画面上で金額の確認ができ、そのまま振込データが生成されるので助かっています。
現在は、請求書を受け取ってから振込まで２営業日程度で完了しています。

invoxを導入する前は一連の流れに一週間ほどかかっていたことを考えると、仕事の効率が大幅にアップしていると実感しています。

強力なフォロー体制がスムーズな導入を後押し

MFC請求書・invoxの導入を終えての感想をお教えください。

長友様：
経理業務はどの業務も正確に遂行する必要があり、また期日も決まっているものが多く、ミスが許されないというプレッシャーを常に感じていました。

MFC請求書・invoxをはじめとしたクラウドツールの導入で業務の簡素化が進み、目視して転記するといったミスの原因となる作業もなくなり、安心して業務に臨むことができています。

佐藤様：
クラウドツールの導入は、業務内容や具体的な作業工程などを可視化し新たな業務フローを構築する必要があり、パワーの必要な改革でした。

アーリークロスさんにはその運用フロー策定の段階から伴走してフォローいただき、初期設定や運用開始後のサポートも手厚く、非常に頼もしかったです。

今後も引き続き、ご支援をよろしくお願いいたします。

引き続きご支援できるようこれからも改善を進めてまいります。今回は貴重なお話をありがとうございました！