年末調整をオンラインで効率化！ペーパーレス化による業務改善と成功事例

年末調整は企業の経理担当者にとって毎年の大きな課題です。

特に紙ベースで進めている企業では、申告書の配布や回収、データの手入力など、多くの手間と時間がかかります。

そこで、クラウドツールを活用してオンラインで年末調整を行うペーパーレス化が注目されています。

この記事では、紙での年末調整の課題やオンライン化のメリット、さらに成功事例を紹介します。

効率化を検討している方は、ぜひご覧ください。

紙ベースの年末調整が生む「見えないコスト」

紙で行う年末調整は、意外と多くのコストがかかります。

例えば、申告書の印刷や配布、回収の手間はもちろん、承認にハンコが必要なため、関係者がそろわないと業務が進まないこともあります。

また、紙の申告書は紛失リスクもあり、何度も確認や修正を行うことが総務部や経理担当者の大きな負担になっています。

実際、50名規模の会社が紙の申告書を配布するために2人体制で1日、回収に3日、さらに年末調整データを手入力で給与計算ソフトに反映するのに1日かかる場合、合計で6日もの作業時間が必要です。

しかし、オンラインで年末調整を行うと、申告書の配布、回収はクラウドツール上で行われ、年末調整の計算が自動化されます。

そのデータを給与計算ソフトにインポートして完結するため、実質丸1日もかかりません。

紙ベースからオンラインへ切り替えることで、余った時間を別の業務に割くことができ、業務効率がぐっと向上します。

オンラインで年末調整を行うことで解決する顕在課題

紙ベースの年末調整には、すでに多くの課題が顕在化しています。

これらは、マネーフォワードクラウド年末調整のようなクラウドツールを使ったオンラインでの年末調整によって解消できます。

• オンライン申告書で管理の手間を大幅に削減
  オンラインで申告書を配布・回収することで、紙の管理や紛失リスクから解放されます。
  従業員はパソコンやスマートフォンから簡単に申請でき、経理担当者の負担が軽減されます。

• 承認プロセスがスピーディに進む
  オンラインでの承認作業により、関係者が出張中や外出中でも承認が可能になります。
  これにより、承認待ちによる業務の遅延が防げ、業務スピードが向上します。

• 手入力のミスを防止
  オンラインのツールを使えば、年末調整データを給与計算ソフトに直接連携できるため、手入力によるミスのリスクが軽減されます。
  作業時間の短縮と正確性の向上が期待できます。

オンラインでの年末調整成功事例

実際にオンラインでの年末調整を成功させた企業の事例として、株式会社杉原エンジニアリングを紹介します。

同社では、紙ベースで年末調整を行っていたため、申告書の配布と回収に時間と手間がかかり、経理部門の負担が増えていました。

そこで、デジタルツール「マネーフォワードクラウド年末調整」を導入し、年末調整をオンラインで実施できるようにしました。

その結果、以下のような改善が実現しました。

• 作業時間の削減:
  従業員がオンラインで申告書を提出できるようになり、紙での申告書管理が不要に。申請から承認までが迅速に行えるようになりました。
  
• 業務のスピードアップ:
  オンラインでの承認により、外出中や出張中でもプロセスを進められるため、業務の遅れが大幅に解消されました。
  
• データ連携の効率化:
  年末調整後の税金計算データをオンラインで給与計算ソフトに自動反映し、手作業の入力ミスを防止しました。

この成功事例は、オンラインでの年末調整がもたらす具体的な効果を示しており、業務効率化を目指す企業にとって非常に参考になります。

▼年末調整業務のデジタル化により、従業員対応コストを大幅に削減した事例はこちら

まとめ

紙ベースでの年末調整には多くの「見えないコスト」があり、業務の効率を低下させています。

しかし、オンラインでの年末調整を導入することで、これらの課題を解消し、業務効率を大幅に向上させることが可能です。

今回ご紹介した事例のように、クラウドツールを活用して年末調整のペーパーレス化を進めることで、業務の負担を軽減し、効率化を実現できます。

ぜひ、年末調整のオンライン化を検討してみてください。