Q. 受け取った請求書を紙で管理するやり方からクラウド上での管理に移行するメリットは何ですか？

今更人には聞けないような疑問や、DX導入に対する不安を少しでも解消するため始めたQ&Aシリーズ、第二弾！

今回は、「受け取った請求書を紙で管理するやり方からクラウド上での管理に移行するメリット」について考えてみます。

Q. 受け取った請求書を紙で管理するやり方からクラウド上での管理に移行するメリットは何ですか？

A. クラウド化には大きく分けて3つのメリットがあります！

1. ペーパーレス化とコスト削減

紙の請求書管理では、印刷費用や郵送費、ファイリングのための時間や保管スペースが必要です。

クラウド化により、これらのコストやスペースが不要になり、業務全体の効率が向上します。

また、書類がデジタル化されるため、過去の取引データを簡単に検索できるようになります。

2. 法制度への柔軟な対応

電子帳簿保存法やインボイス制度など、経理業務に関する法改正が進む中、クラウドツールはこれらの要件に迅速に対応できます。

それは、ツールベンダー側で法令に準ずる仕様に設計されアップデートされるからです。

たとえば、紙ベースでは保管義務や検索要件を満たすのに多大な労力がかかりますが、クラウドツールを利用すれば、要件を簡単にクリアできます。

さらに、インボイス制度に対応したツールでは、請求書に記載されたインボイス番号を国税庁のホームページで自動的にチェックし、登録番号が正しいかを確認してくれる機能もあります。

これにより、手作業で番号を一つ一つ確認する必要がなくなり、大幅に工数を削減できます。

法改正に伴う負担を軽減できる点は、クラウド化の大きな魅力と言えるでしょう。

3. 業務効率の向上

クラウドツールを導入することで、請求書データが一元管理され、いつでもどこでもアクセス可能になります。

これにより、紙やファイルを探す手間が省け、業務がスムーズになります。

会計ソフトと連携すると、仕訳作業がワンクリックで完了し、転記ミスのリスクも大幅に減少します。

また、請求書をメールで送付する機能により、郵送作業が不要になり、時間と手間が削減されます。

さらに、クラウドツールの導入によって業務時間を30％から最大95％短縮した事例もあり、経理作業全体の効率化が実現できます。

クラウド請求書の導入事例

宮崎県で生コンクリート製造を中心に、幅広い事業を展開する佐藤工業生コン株式会社様では、クラウドツールを導入することで、請求書管理の効率化を実現されました。

詳しい導入プロセスについては、以下の記事をご覧ください！

➡️ 煩雑なアナログ管理から脱却し、請求書管理の業務効率化とペーパーレス化を実現

クラウド化で経理業務を進化させましょう

紙の管理から解放されることで、経理業務全体が大幅に効率化されます。

さらに、法改正への対応も簡単になるため、経理部門が安心して業務に取り組める環境が整います。

クラウド化に興味があるけれどどのツールが適しているのか分からない、請求書の枚数が増えてきていて処理に追われているなど、お困りごとがございましたら無料相談をお気軽にご活用ください。