受け取った請求書の支払業務を自動化することでどのような作業が削減されますか？

今更人には聞けないような疑問や、DX導入に対する不安を少しでも解消するために始まったQ&Aシリーズ、第三弾！

今回は、「請求書支払業務の自動化によって削減される作業」について考えてみます。

Q. 受け取った請求書の請求書支払業務を自動化することでどのような作業が削減されますか？

A. 自動化することで大きく分けて４つのメリットがあります！

1. 仕訳入力作業

請求書の内容を手作業で会計システムに入力する必要がなくなります。

OCR技術により、請求書の内容が自動で読み取られ、過去の仕訳情報と照らし合わせて最適な仕訳に変換します。その仕訳は会計システムにデータ連携させることが可能なので、わざわざ請求書を見ながら1件ずつ仕訳登録していく手間を削減することが可能です。

2. 請求書の目視確認作業

紙の請求書を一枚一枚目視で確認する必要がなくなります。

・インボイス登録番号の有効性確認
・請求金額の計算チェック
・取引先情報の整合性確認
・支払期日の管理

などの項目を、システムが自動でチェックしてくれます。

もし無効なインボイス番号が記載されている時や、適格請求書として認められない形式だった場合はアラートが出る仕様になっています。

3. 紙の回覧による承認プロセス

従来の紙の回覧による承認プロセスが、承認フローの自動化によりシステム上で完結します。

・承認者への自動通知機能
・承認状況のリアルタイム把握
・滞留案件の自動アラート
・モバイル端末からの承認対応が可能

といった機能により、承認待ちの時間が不要になります。

4. 手動での支払業務

従来は、支払管理表を見ながら1件ずつネットバンキングに支払金額を手入力していた事業者でも、クラウドツールを活用することで、振込データを自動作成することができます。

この機能を活用すると、1件を振込する時でも100件を振込する時でも振込自体にかかる時間は全く変わらないので、工数を大幅に削減することが可能です！

さらに、クラウドツールの導入によって業務時間を30％から最大95％短縮した事例もあり、経理作業全体の効率化が実現できます。

クラウド請求書の導入事例

宮崎県で生コンクリート製造を中心に、幅広い事業を展開する佐藤工業生コン株式会社様では、クラウドツールを導入することで、請求書管理の効率化を実現されました。

詳しい導入プロセスについては、以下の記事をご覧ください！

➡️ 煩雑なアナログ管理から脱却し、請求書管理の業務効率化とペーパーレス化を実現

経理業務の自動化で、バックオフィスを進化させましょう

紙の管理や手作業での転記作業から解放されることで、経理業務全体が大幅に効率化されます。

さらに、法改正への対応も簡単になるため、経理部門が安心して業務に取り組める環境が整います。

次回は「クラウド経費管理ツールの利用で承認業務はどう変わりますか？」について解説します。

クラウド化に興味があるけれど、どのツールが適しているのか分からない、経費管理精算処理に追われているなど、お困りごとがございましたら無料相談をお気軽にご活用ください。