「クラウド×BPO」でバックオフィスの課題を解決～電子帳簿保存法とインボイス制度に対応できるDX

株式会社deartech

https://www.deartech.co.jp/
代表：田中 秀和 様
年商規模：1～5億円
従業員数：～15人
業種：製造業

福岡県で、パーマ剤・シャンプー・トリートメント類の製造と販売を行う株式会社deartech様。
「髪を傷めないでオシャレを楽しむ」という理念のもと、他メーカーにはない商品を提供されています。
クラウドツールと経理事務代行（BPO）を導入し、バックオフィスの効率化に取り組まれています。今回は、代表の田中様にお話を伺いました。

経理スタッフの退職を機に、経理事務体制の見直しと業務フローを一新

この度、受取請求書管理ツールであるinvoxと、アーリークロスでの経理事務代行（BPO）を導入されました。導入の経緯やきっかけについてお教えください。

田中様：
弊社は、以前は東京に本社を構えていましたが、自身が社長就任のタイミングで福岡に本社を移しました。
その機会に、それまでExcelや紙で行っていた給与計算や経費精算といったバックオフィス業務を効率化したく、アーリークロスさんに相談し、MFC給与・MFC経費精算といったクラウドツールを導入しました。

その後、2023年10月から施行されるインボイス制度への対応の必要性もあり、次の改善として受取請求書業務のデジタル化を考え始めました。
そんな中、経理スタッフが退職することになり、受取請求書業務にクラウドツールを取り入れ、新しい業務フローを構築する良いタイミングだと判断しました。
また、これを機に給与計算や経費精算などの経理事務業務をすべてBPO化し、採用・教育コストの削減や人的リソースの浪費防止、コア業務への集中を実現したいという思いから、経理事務業務のBPOを導入することを決めました。

invoxとBPOの導入で業務改善とインボイス制度、電子帳簿保存法へも対応 の強化を推進

invoxと経理事務代行（BPO）を導入されて、業務量や業務時間にどのような変化がありましたか？

田中様：
業務量や時間を考えると、非常に効率化できていると感じます。
事務スタッフは現在2名ですが、以前に比べると、経理事務作業においては1人あたり月に4〜5時間は削減できていますね。
請求書においても、弊社の取引先はある程度固定されており、請求書の数もほぼ決まってはいますが、それでも業務量が多く、2名体制では他の業務に支障が出ます。
本来はもう1人経理事務スタッフが必要なところですが、BPOによってカバーすることができ、経理業務が全体的に非常に楽になっています。

私自身も、給与の支払業務において、アーリークロスさんでチェック作業を行っていただけるので、ボタン1つで支払処理を行うだけになり業務時間が大きく短縮され楽になりました。
経営情報や各スタッフの給与情報など、会社の機密情報漏洩のリスク防止についても、BPOを導入したことで解消されました。

また、請求書のデータ化による電子帳簿保存法への対策、適格請求書番号の判定機能によるインボイス制度への対策ができたことは、今回の導入において非常に良い結果となりました。
自社システムであれば、法改正のたびにシステムを改修する必要がありますが、クラウドツールであれば、ベンダー側がスピーディに対応してくれるため、自社で手を入れる必要がなくなります。

BPOによる経理業務の効率化に加え、invoxでの法改正対応、業務オペレーションの平準化と内部統制の強化が実現しました。

クラウドツールの導入でスムーズなBPOが可能に。経理事務業務負荷の軽減によりコア業務に集中できる環境へ

経理事務代行（BPO）を導入され、課題は解消されているでしょうか？

田中様：
ノンコア業務である経理事務業務をBPO化したことで、経理業務にかかるスタッフや予算、時間といった自社のリソースを割く必要がなくなりました。
現在は適正なリソース配分を行えるようになり、経理事務業務の効率化によってバックオフィス業務全体の最適化が実現しています。

属人化しやすい給与計算や経費精算などの経理事務業務をスムーズにBPO化できたのは、クラウドツールで構築した業務フローだからこそだと思います。
クラウドツールを利用することによって、どこからでもツールにアクセスでき、遠隔地でも情報の共有が可能になりました。
クラウドツールとBPOが掛け合わさることにより、経理事務業務が最適化され、自身も売上や事業戦略に関わるコア業務に集中できるようになり、素早い意思決定が可能になりました。

何より、アーリークロスさんという税務のプロに経理事務業務をお任せすることの安心感や安全性に非常に満足しています。
新しく経理事務スタッフを採用するとなると、会社のルールや経理知識の習得が必要になりますし、信用できる人材の採用に伴うコストの増加や、社内でのダブルチェック体制の構築、スタッフの退職リスクの対策も必要になってきます。
それに比較して、経理事務代行は会社対会社の契約であるため、非常に安定感があります。
アーリークロスさんは以前からお世話になっており非常に信頼性が高く、また豊富な実績があることから、安心して自社の業務をお任せすることができました。

まずは日本でベース作り、いずれは海外展開も視野に活動。
スタッフそれぞれが目標実現に向けて自立し行動できる組織を目指す。

最後に、今後の展望についてお教えください。

田中様：
弊社には他メーカーにはない唯一無二の商品があります。
その商品でまずは日本一のトリートメントメーカーとなることが第一の目標です。
その後は海外進出（中国とドバイは済）を本格的に行っていく予定です。
自社製品で世界中のすべての女性の髪を美しくすることが夢ですね。
そのためにも、今後はSNS発信やECサイトにもより力を入れて行かなくてはならないと考えています。

会社規模を大きくしていくというよりは、最大15人程度の少数精鋭で、全員が年収1,000万円を叶えられるような、少数でも大企業以上の給料をスタッフに支給できるような会社にしていきたいですね。
現在5期目ですが、10期目にはスタッフの年収1,000万円を実現させたいと思っています。

自身が意思決定をくだし、それに基づいてスタッフが動くというスタイルではなく、スタッフ全員が自社の経営指針を理解して、主体的に判断・行動できる会社が理想です。
そのために、スタッフのモチベーションアップ講習を開催したり、どのように売上につなげていくか、スタッフと意見交換を行うなど、各自の意識を高めることに日々取り組んでいます。

今後もクラウドツールや業務委託を活用し、バックオフィス業務をさらに効率化させていきたいと考えています。
引き続き、サポートをよろしくお願いします。