DX推進で経営基盤の強化を図る。多店舗運営の効率化を目指して邁進

福岡で居酒屋・パティスリー・割烹などの飲食店をマルチブランド展開する株式会社UPROAD DINING。
MFC会計から始まり、スマレジタイムカード、MFC給与、invoxとITツールを段階的に導入し、経営基盤の強化を図っています。
今回は、代表取締役の庄司様にお話を伺いました。

紙や表計算ソフトによる業務管理の効率化が課題。IT導入補助金がDX化への一歩を踏み出すきっかけに

まずは製品導入の背景を教えてください。

庄司 孝善 様（以下、庄司様）：
居酒屋「ももや精肉堂」からスタートした弊社は、チーズケーキ専門店「KAKA」、焼き菓子専門店「QUEEN」、割烹「ぽぽぽん」など、福岡で飲食店のマルチブランド展開をしています。

マネーフォワード製品を導入する前は、紙のタイムカードでの勤怠管理やExcelでの売上管理・給与計算を行っていました。

しかし、店舗数が増えるにつれ従業員も増加し、Excelでの勤怠・給与の集計作業や、振込業務に費やす時間が徐々に増えていきました。

受取請求書や紙のタイムカードなどの資料回収には、自身が各店舗まで出向いて回収していました。
回収のための時間や費用が必要な上に、各店舗の提出資料の遅れが問題にもなっていました。

既に会計システムはMFC会計を導入していたのですが、給与や受取請求書の処理も同様にITツールを導入し、バックオフィス業務を効率化して行くべきではないかと、DXの必要性を感じていましたね。

また、今後の事業拡大に向けて、複数店舗とのやり取りの方法の見直しと、ITツールの利用は絶対に必要だと考えていました。

ただ、どのツールを使えばよいのか、どのように導入を進めて行けばよいかがわからず、踏み出せていない状況でした。

MFC会計をまず導入され、その後にMFC給与と、アーリークロスにて製品の導入支援をさせていただきました。マネーフォワード製品の導入の決め手は何だったのでしょうか？

庄司様：
もともとMFC会計は利用しており、アーリークロスさんからMFC給与を紹介いただいたことがきっかけでした。
クラウド勤怠サービスとのデータ連携が出来ることや、FBデータを利用した一括振込機能があることを知り、課題となっていた給与計算業務の時間短縮になるのではと期待が膨らみました。

アーリークロスさんは以前から顧問としてお世話になっているため信頼が厚かったことと、DX支援を行われており、ITツールに精通した税理士さんでいらっしゃることが導入の決め手となりました。

さらに、IT導入補助金が得られたことが導入の後押しになりましたね。

ただツールを導入しただけでは、その後の初期設定や運用方法の策定までは自社だけでは対応できないと思っていました。
補助金申請から導入支援まで、アーリークロスさんに一気通貫してサポートしていただけたのはとても有難いことでした。

従業員は３倍、業務時間は１６分の１に。MFC給与で給与計算業務の大幅効率化を実現

MFC給与の導入後、具体的にどのような変化がありましたか？

庄司様：
MFC給与の導入時は、従業員は20名でしたが、勤怠集計、給与計算、振込までを1件づつ手作業で行っていました。

ミスが許されない業務なので慎重になり、確認作業含めて丸一日を要していました。
非常に頭を悩ませる業務でしたね。

従業員の増加でますます給与計算と振込に時間がかかるようになったことから、2018年にIT導入補助金を申請し、MFC給与を導入しました。

スマレジで登録した勤怠データをMFC給与にCSV連携し、MFC給与では取り込んだ勤怠データから給与計算をしてFBデータを生成し、一括で振込が行えます。

今まで手作業で時間をかけて行っていたことが、ボタンを押すだけの作業に変わりました。

現在は従業員が60名になり、導入当時の3倍になりましたが、給与計算にかかる時間は30分ほどです。
以前の16分の1程度になり、給与計算の手間が大幅に削減されました。

invoxの導入で受取請求書処理の負荷が激減。クラウドツールの活用で複数店舗との情報共有もスムーズに

経理業務の中でも、受取請求書処理のウェイトがかなり大きかったと伺いました。invoxの導入後はいかがでしょうか？

庄司様：
複数店舗を運営していると、請求書が各店舗へ届くので、以前は各店舗の請求書を回収するところからスタートしていました。
自ら各店舗へ出向いて請求書を回収し、業者毎にファイリングをして、支払管理表というExcelにまとめて管理していました。
その後、請求内容を確認し振込を行うのですが、振込が完了するまでを含めると1日半ほどかかっていましたね。

現在は、各店舗で請求書の写真を撮影してもらい、Googleドライブへアップロードしてもらっています。
invoxがGoogleドライブにアップロードされた写真データを自動で読み込み、業者毎にまとめてデータ化することが可能になり、invox内で請求情報を確認できるようになりました。
請求内容の確認はアーリークロスさんに依頼しているので、自身での確認作業は不要になりました。

アーリークロスさんからチェックOKの連絡をいただいたら、振込もボタン1つで行えます。
今まで1日半かけていた作業が30分程度で完了するようになって驚きました。
更に受取請求書をデータ化することで、電子帳簿保存法にも対応でき、他店舗展開に対応できるバックオフィス体制を構築できたと感じています。

「今までのやり方」から脱却して得たものは、「未来につながる投資の時間」

製品の導入当時と今を比較して、どんな感想をお持ちでしょうか？

庄司様：

以前はExcelで売上や勤怠の管理をしており、毎日の集計業務が大変でしたが、「慣れ親しんだ方法が一番だ」と思い込んでいました。

そのため、新しい製品を導入することで、慣れない分もっと大変になるのではないかという不安がありました。

しかし、実際に使用してみると操作性も良く、膨大な作業量が非常にコンパクトになり、使うほどに便利だと感じるようになりました。

今まで集計や請求書の回収にかけていた時間が浮いて手が空いた分、店舗展開のための視察など、次のビジネスへの投資の時間に充てることが出来るようになりました。

最初はMFC会計、その後MFC給与とスマレジ、invoxと、ITツールを段階的に導入し、ITツールをつなぎ合わせていくことで経営基盤が強化されていったように思います。

全国展開を視野に、オンラインと実店舗でさらなる事業拡大を目指す

最後に、今後の展望について教えてください。

庄司様：
KAKAとQUEENでは、インスタグラムのフォロワー数は合わせて3.2万人ほどです。
（KAKAインスタグラム：https://www.instagram.com/kaka.cheesecakestore_fukuoka/）
両店舗はオンライン販売も開始していて、今、知名度が急上昇しています。

今後は更に幅広い層へのアプローチを行うべく、オンラインも実店舗も、どちらも拡大させて全国展開を目指したいですね。
既に広島に数店舗展開が決定しており、全国展開への第一歩となる予定です。

ITツールの導入で、多店舗展開が進めやすい体制となりました。
今度も良いツールがあれば積極的に取り入れていきたいと考えています。
引き続き、ご支援をよろしくお願いします。