クラウドツールで労務業務を効率化。前向きな組織風土がスムーズな導入を実現

長崎県で、銅管の製作・金属表面処理・加工などを行われているミナミ化工産業株式会社様。
金属の特性を理解した多彩な技術力を武器に産業界を支え続けていらっしゃいます。今回は会計システム、債務支払システムについて、代表取締役社長の南 克寛様、総務部の南 仁美様にお話を伺いました。

ミナミ化工産業株式会社
https://unity-2008.com/

代表取締役社長：南　克寛様
年商規模：5～10億円
従業員数：50～100人
業種：製造業

勤怠情報のデータ化で勤務状況や労働時間を透明化。申請作業も効率化

勤怠、給与のDXに着手されました。勤怠ソフトTouch On Timeの導入でどのような変化がありましたか？

社長：

以前は勤怠打刻は紙のタイムカードを利用しており、打刻情報や有休・残業などの情報を勤怠システムと給与システムそれぞれに手入力して別々に管理していたため、給与計算業務に時間を要していました。

今回、Touch On Timeを導入し、各工場にICレコーダーを設置して従業員がICカードで打刻する方法に変更しました。

打刻データがすぐにTouch On Timeの画面で確認することができるようになり、給与システムへの連携も、連携ボタンをクリックするだけでTouch On Timeからマネーフォワードクラウド給与へデータが連携できるようになりました。

各工場間のヘルプ勤務にも対応しているため、どの工場でも打刻ができ、だれがどこで打刻したかが一目で分かるのが良いです。

タイムカードを見ながら勤怠実績を勤怠ソフトや給与ソフトに入力する手間も、入力したデータに誤りがないかを目視で確認する手間も省けて非常に楽になりました。

Touch On Timeに変更になったことで、打刻や申請のオペレーションが変わりましたが、従業員様からの反応はいかがでしたか？

経理担当者：

従業員に対して事前に勤怠管理を改めることを周知していたこともあり、クラウドツール導入に対する反対意見や抵抗はありませんでした。

ですが、今までとがらっとやり方が変わるため、年配の従業員からは「使い方がよくわからない」といった声が最初はありました。

そこで、Touch On Timeの導入初期には少人数でグループ分けし、利用の手順や申請の仕方をレクチャーして疑問点を解消していきました。

その後も打刻方法や申請の手順を作成してプリントアウトし、打刻機のそばに置いていつでも従業員が確認できるようにしています。

今では、紙で運用していた頃の方が有休や残業の申請漏れや確認漏れが多かったと感じています。

Touch On Timeを導入してからは申請忘れも少なくなり、修正もすぐに対応してもらえます。

紙でやりとりするよりもコミュニケーションコストも減り、業務効率化を実感しています。

データのAPI連携により手入力や目視確認などのアナログ作業を削減

給与計算はマネーフォワードクラウド給与を導入されました。導入後の変化について教えてください。

経理担当者：

クラウドツールはAPI連携で他のシステムへデータがそのまま移行できるのが魅力です。

マネーフォワードクラウド給与も、Touch On Timeやマネーフォワードクラウド会計とAPI連携でシステム間のデータ連携ができ、今まで入力や確認のために使っていた人や時間といった大切なリソースを削減することが可能になりました。

マネーフォワードクラウド給与を導入して、給与明細を紙の配布からWeb化したことによりペーパーレス化も実現しました。

従業員もスマホで手軽に給与明細を確認でき、非常に便利になりました。

最初は給与明細の設定で不明点もあり、導入当初は、毎日のようにアーリークロスさんに電話で質問をしていましたね。そうして少しづつ操作に慣れ、今では問題なく利用できるようになっています。

一番楽になったのは振込です。

これまでは、一人ずつネットバンクに振込金額を入力していたので、ダブルチェックも含めて相当な時間がかかっていました。

今では、マネーフォワードクラウド給与で給与計算を行うとネットバンクに取込できる振込データを生成することが可能になりました。

おかげで、全従業員の振込金額を、ワンクリックで登録し、振込までできるようになりました。

給与計算データさえきちんと確認しておけば、システム間の連携により誤りなく振込データが生成されるので、振込時のチェック作業が減りとても楽になりました。

現在はTouch On Timeから勤怠データをインポートすることで給与計算業務の7〜8割は自動計算でまわるようになっています。

実習生の水道光熱費や出勤場所が変わる従業員の交通費など、イレギュラーなパターンは手入力が必要なものもありますが、その他はすべて自動で計算されています。

時間に追われることなく、自分のペースで給与計算ができるようになりました。

クラウドツールを駆使し、従業員が今まで以上に働きやすい環境の構築を目指す

最後に、今後の展望について教えてください。

社長：

弊社は「変化を楽しめる、変化に強い組織作り」を目標にしています。

常に柔軟に、新しいこともどんどん取り入れていこうという文化が従業員に浸透するように、変化を受け入れる姿を私たちが率先して発信しています。

今回は、従業員全員が楽になるためにクラウドツールを使った業務改善に取り組もうと提案したところ、すぐにやろうという判断になりました。

弊社の従業員は、ものごとを変えていくのに前向きな人が多く、これまでの取り組みや発信の中で自身の姿勢や文化が従業員に根付いていると今回の導入で再認識しました。

今後も同様に、常に新しいことを取り入れ、従業員とともに、より働きやすい環境を作っていきたいと考えています。

引き続き、ご支援をお願いいたします。

今回は貴重なお話をありがとうございました！