コア業務に注力できる体制づくりはマネーフォワードクラウドで

中古車の輸出業を営む有限会社アリカンの代表取締役の愛川 奈美子様と、総務／経理の愛川 ありさ様にお話を伺いました。

『クラウドツール×BPO』最も業務効率化を生む組み合わせが導入の決め手に

まずは製品導入の背景を教えてください。

愛川 ありさ様（以下、愛川様）：
私が担当している業務は、通関業務などの営業事務がメインになりますが、その傍ら１人で総務・経理業務も行っています。

以前はEXCELから会計ソフトや給与ソフトへの転記をしたり、仕訳入力のための資料整理やファイリングをしたりと、とにかく経理業務に膨大な時間がかかっていました。
日中に通関業務を行い、夕方から経理業務を行う状態で、月次試算表の作成もなかなか進みませんでした。仕訳入力や給与計算に入力ミスや誤りがないかが不安で、常に精神的なプレッシャーを感じていました。

当時は県外の税理士事務所に税務顧問を依頼していましたが、基本的には年に一度の決算時のやりとりのみでした。そのため、月次の仕訳入力が適切に仕訳されているかどうか、とても不安でした。
売上が順調に伸びてきて、取引量が増加したこともあり、１人体制の経理業務に限界を感じていたところで、税務調査が入りました。
アーリークロスさんに税務調査対応依頼をお願いしたことをきっかけに、現在の経理業務の体制も合わせてご相談させていただきました。

その後、相談をしていく中で、自社の経理業務の課題が浮き彫りになり、クラウド会計を活用したBPOサービス（記帳代行）を検討するようになりました。

製品導入の決め手はなんだったのでしょうか？

愛川様：
担当の方から、クラウドツールを導入し、BPOサービス（記帳代行）を活用することでコア業務に集中できるバックオフィスの業務改善が必要だとご提案いただいたことですね。
私自身もコア業務に集中すべきだと思い、仕訳入力業務や給与計算業務をアウトソーシングするためにクラウドツールを導入することに決めました。

現在は、記帳代行・税務顧問業務を税理士法人アーリークロスに、給与計算代行・労務手続関係などを社労士法人アーリークロスに依頼しています。

MFC会計の導入で変化した業務フロー。業務時間の大幅削減と課題の早期解決を実現

MFC会計を導入されてからの変化はありましたか？

愛川様：
業務フローが激変しました。

以前はオンプレミスの会計ソフトを使っていました。
まず会計ソフトに入力するための請求書や領収書を整理して、EXCELに入力・印刷し、次はその印刷した紙を見ながら会計ソフトに仕訳を入力するという非効率な方法を取っていました。

EXCELへの入力や会計ソフトへの転記で入力ミスがあってはならないので、何度も確認をする必要があり、請求資料の照合作業にかなりの時間がかかっていました。

それが、MFC会計を導入したことで、決済情報や銀行情報をMFC会計にワンクリックで連携出来るようになり、EXCELへの転記や紙の印刷が不要になりました。
アーリークロスさんに記帳代行を依頼しているので、自身での仕訳入力も不要になり、入力ミスを気にすることもなくなりました。

その結果、経理業務に使っていた時間を丸ごと通関業務に充てられるようになって、コア業務に集中できるようになりました。

アーリークロスさんとの経理資料の共有には、Googleドライブを使っています。
以前は税理士さんに売上請求書、支払請求書、賃金台帳、領収書、通帳コピーを全て紙で郵送しておりましたが、現在は請求書をアップロードするのみです。
クラウド会計なので、銀行口座の情報が連携されており、通帳のコピーを提出することもなくなりました。

課題として、月次試算表の早期化がありましたが、MFC会計を活用した記帳代行サービスを依頼したことで月次試算表がタイムリーに確認出来るようになりました。
アーリークロスさんとMFC会計上の画面を共有して一緒に確認することが出来るので、「税理士の確認待ち」の時間がなくなり、銀行からの問い合わせなどにもスムーズに回答が出来るようになりました。
キャッシュフローを加味した提案をしていただいて、契約当初よりもキャッシュフローが安定してきています。
担当の方には本当に感謝しています。

MFC勤怠、MFC給与の連携により複雑なアナログ作業から解放された

MFC勤怠とMFC給与も導入されていますが、元はタイムカードで勤怠管理をされていたと伺いました。

愛川様：
今までは、タイムカードで打刻した結果をEXCELで集計して、それを給与計算ソフトへ転記するというのが一連の流れだったのですが、残業時間や休日出勤の集計が複雑で本当に大変でした。

所得税の計算方法や社会保険料の等級確認、給与の振込も１件づつ手作業で行っていました。

従業員数は20名程度ですが、給与計算業務はミスが許されないため、何度も確認をしながら慎重に進めており、時間的にも精神的にも負担が大きくプレッシャーでした。

MFC勤怠とMFC給与を導入して、便利だと感じた部分はありますか？

愛川様：
従業員の勤務時間の集計はもちろん、給与計算から明細発行、振込までワンクリックで行えるようになったことですね。

FBデータを使って、複数の振込をまとめて正確に行うことが出来、負担が軽減されました。給与明細もWEBで発行出来るため、紙を手渡しする業務フローも廃止しました。

所得税や社会保険料の計算もMFC給与のシステム上で自動で行ってくれますし、勤怠時間と給与計算後のチェックは社労士法人アーリークロスに給与計算の確認を依頼しているので、確認業務も不要になりました。

売上の増加に伴い、従業員を積極的に採用したいと思っているため、今回のMFC勤怠、MFC給与の導入は労務体制の見直しを考える良いきっかけとなりました。

現在は、給与計算以外にも就業規則の見直しや労務の法定手続もお願いしています。

手厚いサポート体制により、クラウドツールの導入もスムーズに

新しい製品を導入することは大きな変化だったと思います。導入にあたって、大変なことはありませんでしたか？

愛川様：
新しくシステムを導入するとなると使いこなせるか最初は不安だったのですが、使ってみたら意外と簡単で良かったという感想です。

機能や使い方については、zoomを使ってレクチャーしていただきましたし、使っていく中で質問が出た場合も、Chatworkですぐに回答をいただけるのですごく助かっています。

資料提出もGoogleドライブで共有することでほとんど郵送することなく、担当の方のサポートのおかげでスピーディにMFCシリーズを導入することが出来ました。

更なる効率化を目指し経営管理の強化へ

これから取り組みたいことや、課題があれば教えてください。

愛川様：
資金管理が課題となっているのでキャッシュフローの見える化を目標にしています。

現在、従業員も増えているので、経費精算業務や人事労務領域へもっと業務効率化を広げていくことも考えています。

ペーパーレス化への取り組みも進めていきたいですし、そのために、良いツールはどんどん積極的に取り込んでいきたいですね。

コア業務の業務量が大幅に増えてきているので、そちらにさらに力を入れていくために、まだまだバックオフィスの効率化を図れる余地があると感じています。

これからも引き続き支援をお願いします。