会社全体の最適化を目指し、紙業務の電子化から始めるDX

長崎県で、銅管の製作・金属表面処理・加工などを行われているミナミ化工産業株式会社様。
金属の特性を理解した多彩な技術力を武器に産業界を支え続けていらっしゃいます。今回は会計システム、債務支払システムについて、代表取締役社長の南 克寛様、総務部の南 仁美様にお話を伺いました。

ミナミ化工産業株式会社
https://unity-2008.com/

代表取締役社長：南　克寛様
年商規模：5～10億円
従業員数：50～100人
業種：製造業

補助金を利用しバックオフィスの改革に着手

今回、業務フローの設計からクラウドツールの導入までサポートさせていただきました。DXに興味を持たれたきっかけやマネーフォワードを導入した経緯について教えてください。

社長：

DXを進める前はとにかく紙の管理が多く、確認作業や二度入力などの無駄な工数が多く発生していました。
紙の管理だと業務の属人化につながり、情報を探す際にも時間がかかるなど、検索性の悪さも課題でした。
そこで、アナログ作業を効率化し無駄を無くしていくために、まずはバックオフィスから仕組化していこうと考えました。

そんな中、アーリークロスさんのDXセミナーに参加し、クラウドツールを利用したDXに興味を持ちました。

アーリークロスさんは企業のバックオフィスの改善・改革に多数着手した実績があり、ノウハウが豊富であることと、税務や労務の専門家が多数在籍されているため安心して依頼できると感じ、導入支援をお願いすることに決めました。

それに、補助金があったことも大きかったですね。
アーリークロスさんにはクラウドツールの導入サポートだけでなく、補助金申請のサポートも対応していただき非常に助かりました。

マネーフォワードクラウド会計を利用後の変化について教えてください。

社長：

マネーフォワードクラウド会計では、試算表がどこからでもチェックできる点が非常に良いです。
会社にいなくても、外出先や家からでも確認できるのはクラウドツールならではの利点ですね。

以前は紙の領収書や給与台帳データを印刷したものを確認しながら会計ソフトに入力作業を行っていました。
マネーフォワードクラウド会計の導入後は、給与システムや債務支払システムとのデータ連携が可能になり、ワンクリックで仕訳がマネーフォワードクラウド会計に自動反映するようになりました。
データを紙で印刷して入力するといった手間が省け、業務効率化とペーパーレス化が同時に実現しました。

また、マネーフォワードクラウド会計とネットバンクとの連携もすごく便利です。
今まで利用していた会計ソフトはネットバンクとの連携がなかったため、インターネットバンキングの入出金履歴を印刷し、それを見ながら会計ソフトに手入力をしていました。

現在は、ネットバンクからマネーフォワードクラウド会計に、リアルタイムで入出金情報が連携されるようになっております。
マネーフォワードクラウド会計にアクセスし、入出金明細をワンクリックするだけで仕訳登録が完了するようになりました。

請求書管理業務時間が半分に削減し、デジタル化による効率化を実感

マネーフォワードクラウド債務支払についても、これまでとフローが大幅に変更になったかと思います。現在の状況はいかがでしょうか？

経理担当者：

弊社は毎月80件程度の支払があり、以前は請求書を元に仕訳を会計ソフトに手入力し、その結果を納品書と突き合わせて１件ずつ振込作業を行っていました。

今はマネーフォワードクラウド債務支払にPDF化した請求書をアップロードすることで、振込データを生成し一括で振込ができるようになりました。

適格請求書であるかのチェックも、以前は経理担当者が１枚ずつ請求書に目を通して確認していたのですが、マネーフォワードクラウド債務支払のAI-OCR機能を使うことで目視での確認が不要になりました。

マネーフォワードクラウド会計と連携しているので、仕訳も今では非常に楽になりました。
紙の請求書をデータ化することでこんなにも業務が効率化するのかと驚いています。
印字が薄い請求書はうまく読み込めないなど請求書の読み込みが完璧でない部分はありますが、手入力が随分減り、請求書処理にかかる業務時間が半分以下になりました。

クラウドツールを導入するにあたって、苦労はありましたか？また、導入における弊社のサポートについてのご感想があればお教えください。

社長：

これまでアナログ管理で業務を実施してきたためデジタルが苦手で、導入当初は操作の仕方が分からず苦労しました。
ですが、アーリークロスさんに細かく操作方法や業務の流れを説明していただき、徐々にクラウドツールに慣れ、操作が出来るようになりました。

弊社は長崎に拠点があり、アーリークロスさんは福岡と物理的な距離がありますが、クラウドツールを使うことでリアルタイムで情報の共有や質疑応答ができ、不安や弊害を感じることなく導入を進めることができました。
ツールの初期設定や運用時の疑問点の解消など、何もわからない状態からのスタートだったので、アーリークロスさんに素早く対応いただいて非常に助かりました。

クラウドツールを駆使し、従業員が今まで以上に働きやすい環境の構築を目指す

最後に、今後の展望について教えてください。

社長：

債務支払については、メールでの請求書受け取りをもっと進めていきたいですね。
チェックが不要な請求書はメール受取に変更していき、封書の開封・確認・スキャンやファイリングなどの工数をさらに減らしていきたいと思っています。

マネーフォワードクラウドシリーズを導入しバックオフィスの効率化を進めるとともに、現在はkintone（ノーコードで業務アプリが作れるクラウドツール）を使って販売管理システムの構築も進めています。

社内のコミュニケーションツールとしてチャットワークも展開し、全社的にDXに取り組み、従業員にもしっかり浸透してきていると感じているところです。

将来的には１人１台ノートPCを貸与し、どこででも仕事ができる、従業員が働きやすい環境を作っていくことを目標にしています。
これからまだまだ会社を良くしていくため、今後もご支援をよろしくお願いいたします。

今回は貴重なお話をありがとうございました！