業務効率化から法令対応まで、バックオフィスのDXで実現する業務改善

マクドナルドのフランチャイズオーナーとして鹿児島県で複数店舗を運営されている有限会社ウィンロード様。
invoxを導入し、受取請求書処理の効率化に成功されました。今回は、代表取締役社長の花城 克也様、経理担当の花城 純代様にお話を伺いました。

クラウドツールの導入で業務時間が約10分の1に大幅削減。振込業務からの解放でストレスフリーに

今回、受取請求書の効率化のため、invoxの導入をご支援させていただきました。導入以前の課題や、クラウドツールの導入を検討した理由について教えてください。　

花城 純代様（以下、純代様）：
以前、煩雑化していた経理業務を効率化するためにクラウド会計ソフト（MFC会計）の導入をアーリークロスさんにご支援いただきました。

基幹システムにある売上データや、マクドナルド本社からの請求書データをCSVでMFC会計に連携させるご支援をいただき、仕訳入力業務が非常に楽になりました。

今回、法令対応及び従前から課題として感じていた振込業務に関して、受取請求書もクラウドツールを導入することで課題を解消することができるのではと考え、アーリークロスさんに相談させていただきました。

invoxを導入する前は、毎月30件以上の振込業務を請求書を1枚ずつ見ながら1件1件手作業で実施しており、請求書処理における振込業務の負担が特に大きいと感じていました。

紙の請求書を確認しながらExcelに打ち込んで支払管理表を作成し、印刷した管理表を確認しながら１件ずつ振込業務を行っていました。

請求書処理でのミスは会社の信頼に直結するため、失敗は許されないという緊張感があり、二重三重のチェックを行ないながら進めていたため、振込作業に多くの時間を要していました。

invoxを導入してどのような変化がありましたか？

花城 克也様（以下、克也様）：
まず第一に、課題であった銀行振込が非常に楽になりました。
今まで１時間以上かけて行なっていた振込業務が、今は10分もかからないくらいで完了するようになっています。また、失敗できないという緊張感から解放され、ストレスフリーになったことが良かった点です。
請求書のデータ化により、紙の請求書の仕分けやファイリングの時間も不要になりました。

invoxで処理したあとは仕訳データをCSVで生成できるので、会計ソフトへの入力業務も不要になり、CSVデータを取り込むだけで仕訳入力が完了するため、非常に楽になっています。

過去の請求書データをすぐに確認できるところも良い点です。
支払分析を行なったり取引先の過去の請求書との比較をする際、会計ソフトでは請求書が確認できないため、紙の請求書を都度確認する必要がありました。
紙の請求書をファイリングしたバインダから目的の請求書を探し出すのに一苦労でしたが、今はinvox内で過去のデータを呼び出し、分析がすぐにできるのが非常に便利です。
請求書の画像も画面上で確認できるので、詳細もとても分かりやすいです。

invoxを導入したことで、請求書の受取からファイリング、支払表の作成、振込、仕訳入力までの請求書処理の作業にかかる時間が大幅に削減できました。

以前であれば、確認も含めて請求書処理に３日～４日ほどを要していましたが、invox導入後は、一連の流れが３時間ほどで完結するようになりました。
業務時間が約10分の1に短縮され、クラウドツールの便利さを実感しています。

invoxの導入によって、今まで１人で行なっていた業務を分担することでき、リソースを分散させることができるようになったこともメリットのひとつですね。手作業がなくなったことで属人化が解消され、引継ぎや業務の受け渡しがやりやすくなると感じています。
アーリークロスさんにお任せしてからは色々な作業が減り、非常に効率的になっています。

迷ったら挑戦してみる。主体的な行動がスムーズな導入につながる

invoxの導入を決定されたきっかけについて教えてください。

克也様：
今回の導入以外にも言えることですが、「チャレンジしてみないと良し悪しはわからない」という思いを常に持ち、選択の岐路に立ったとき、現状に留まることなく挑戦することを選ぶようにしています。

ルーティン業務は変化させない方が安全だという意見もありますが、経理業務も新しいツールによりどんどん便利になり進化しています。
invoxを導入して業務が効率化するのであれば、挑戦しない理由はないと考え、導入を決めました。

2023年10月から始まるインボイス制度や、2024年から電子取引のデータ保存の義務化がスタートする電子帳簿保存法など、法改正の対応ができることも大きなポイントでした。

請求書のメール受取については、お取引先様のご協力が必要でしたが、送付方法の変更には多くのお取引先様が好意的で、順次メールへの切替を進めていっております。
今後、インボイス制度、電子帳簿保存法の開始をきっかけに、デジタル化の取り組みを進める会社がどんどん増え、メールでの請求書受取回収率もさらに上がっていくと考えています。
適格請求書登録番号の照合もinvox内で完結できることも非常に便利で、導入の価値があると感じますね。

invoxを導入して１年ほどになりますが、今後使い続けて機能に慣れていく中で、更にメリットを感じるようになるのではと期待しています。

今回、非常にスムーズに導入が進みました。新しいプロダクトを導入する上で気をつけられていたことや、アーリークロスのサポートについての感想などがあればお聞かせください。

克也様：
能動的、主体的な導入だったからこそうまくいったのではないかと思っています。

やれといわれたから仕方なくやる、という気持ちではなく、業務を改善していくために必要な変化だという、気持ちの面も大きかったのではないでしょうか。

純代様：
アーリークロスさんには、invoxの設定から操作レクチャーまで大変お世話になりました。

zoomでの打ち合わせやクラウドツールを利用した資料の共有など、遠隔地でも非常にスムーズにやり取りができました。
今までは資料の受け渡しのために書類を印刷して郵送したり、対面での会議が当たり前でしたが、クラウドツールを活用することによりコミュニケーションコストを抑え、負担を軽減することができるとわかりました。

操作方法のレクチャーでは、画面共有しながら自分のPCを操作して進められたので、理解が早かったと感じています。
非常に感謝しています。

守りながら挑戦し続ける両利きの経営で、常に成長する会社を目指す

最後に、今後の課題や展望について教えてください。

克也様：
弊社はマクドナルドのフランチャイズ店舗を経営しています。

今後、店舗の拡大というよりは、食の安全を維持しながら、従業員が誇りに思うような店舗づくりに励みたいと思っています。

守りに入りながらも「現状に留まることなく挑戦する」という気持ちを持ち、世の中の変化に対応するための挑戦、お客様対応の幅を広げていくための挑戦は必要だと思っています。
これからも変化に敏感に反応し、積極的にトライして実直に行動するという姿勢を常に持ち、マクドナルドというブランドを維持していくことが大きな目的であり責務であると感じています。

今後もサポートをよろしくお願いします。