インボイスと電子帳簿保存法を見据えた請求業務のDXで業務負担を大幅軽減

株式会社MIKI・ファニット

https://www.mikifunnit.com/
代表取締役社長：古庄 美樹 様
年商規模：～1億円
従業員数：～15人
業種：教育・学習支援・ダンススクール事業

0 歳から100 歳まで、運動や探求活動を通した生涯教育と地域貢献を 2 つの柱とし、子どもからシニアまで世代を超えてふれあえる「学びの場」の創出を目指す株式会社MIKI・ファニット様。
クラウドツールを導入し、バックオフィスの効率化に取り組まれています。今回は、代表の古庄様、経理の遠藤様にお話を伺いました。

経理担当者の退職を期に、クラウドツールを導入し業務フローの見直しを実施

今回、invoxという請求書の受取から入力、支払、計上までを自動化する請求書受領ツールの導入支援を実施させていただきました。クラウドツール導入の背景についてお教えください。

古庄様：
弊社は約５年前からアーリークロスさんに税務顧問としてお世話になっており、以前にはクラウド会計ソフトのMFC会計も導入し、クラウドツールの便利さは既に実感していました。
スタジオが増え、受取請求書の管理が煩雑化し経理スタッフの負担が大きくなっていたため、受取請求書の業務もクラウド化し、スタッフの負担軽減を図りたいと考えツール導入を検討し始めました。

ですが、新しいシステムを導入するとなると業務フローが大きく変更になり、運用に慣れるまではスタッフにも負担がかかります。
そのため、導入のタイミングについては思案していました。
そんな折、経理スタッフが退職することとなり、新しくスタッフを採用することになりました。
新たな業務フローを構築し、一から業務を覚えていくには良いタイミングだと感じ、アーリークロスさんに今後のことを相談し、invoxを紹介いただきました。

invoxは使いやすさはもちろん、請求書をデータ化することで電子帳簿保存法やインボイス制度など、法改正にも対応している点も魅力的でした。
また、導入から運用までアーリークロスさんのサポートがあるという点で、新任のスタッフでも安心して操作を習得できると確信し、導入を決定しました。

ワークフロー機能で請求書の承認作業を電子化し業務効率アップ。拠点別の支払管理もスムーズに

invoxを導入しての感想や、導入後の変化についてお教えください。

遠藤様：
invoxを導入して、やはり最初は慣れるまでに多少の時間がかかりました。
ですが、画面の操作感が非常に良く、どこを操作すると結果どうなるかが理解しやすいため、初心者に優しいシステムだと感じています。

invoxの導入で一番効率化を実感していることは、紙の請求書の電子化により、回覧・承認作業がスムーズになったことですね。
今までは、紙の請求書を受取後、スキャンして印刷し、部門ごとに仕分けした上で回覧・承認 していましたが、それらの作業がすべて画面上で完結するようになりました。
上長の不在で承認が滞ったり、紙を確認しながら手で仕分けする作業は思いのほか時間がかかっていたと改めて感じました。
どの請求書を誰が承認して誰が振り込みを行うか、細かいステップ毎に担当者を割り当てることができ、承認フローを確立できたことが非常に良かったと感じています。

古庄様：
経理スタッフだけでなく、自身や本部長も請求明細を確認できるところがとても良いですね。
現在、経理業務を担うのはパートタイムのスタッフで、働きやすい曜日・時間に勤務してもらっていますが、休日や勤務時間外に請求書を確認する必要が出てくる場合もあります。
そんなときに、わざわざスタッフに連絡して確認してもらうのが心苦しいと感じていました。
invoxを導入したことで、経理スタッフが事務所にいない場合でも過去の請求明細をすぐに確認でき非常に助かっています。
請求書がデータ保管に変わったことで、紙の請求書を一枚一枚探す手間も省かれました。

スタジオ毎に発生していた作業が減ったことも、invox導入後の大きな変化です。
これまで、各スタジオへ請求書をメールで転送したり、スタジオ毎の支払情報の管理が煩雑になっていましたが、invoxを導入したことによりワンクリックでまとめて管理が出来ることで業務が非常に楽になりました。
スタジオ間の情報共有がシームレスに行えるようになり、助かっています。

メールで受け取った請求書の読み込みエラーが時折発生することがあり、そういった小さな改善要望はありますが、クラウドツールは日々アップデートされているとのことで、これからの改善に期待しています。

優れたUIで直観的操作が可能。きめ細かな運用サポートで初めてのツールでも安心

invox導入時に不安はありましたか？また、現在その不安は解消されているでしょうか？

遠藤様：
私は退職する経理スタッフの後任として採用されましたが、経理業務も簿記の知識も全くない状態からのスタートでした。
そのため、社内業務もツールもすべて一からの手探り状態で、入社当初は不安でいっぱいでした。

invoxを導入してすぐの頃は、マニュアル通りに表示されなかったり、想定と異なる表示になるなど、操作の中で不安が出てくると、すぐアーリークロスさんに問い合わせさせていただきました。
アーリークロスさんは、チャットのレスポンスも非常に速く、小さな質問にも丁寧な回答をいただき初期設定からすべてお世話になり、非常に助かりました。
運用を開始してしばらくはアーリークロスさんへ問い合わせをしておりましたが、４月からはinvox画面に表示されているサポートのチャット質問を使いながら問題解決ができるようになりました。
チャット形式ですが、ご担当者のお名前を出して丁寧に対応してもらえるため信頼感がありますし、
質問に対しても的確に答えをいただけるので助かっています。

現在は、invoxの操作も一通り身に付き、問題なく業務が進められています。

古庄様：
経理業務は属人化しやすく、スタッフの入れ替わりによる引継ぎが非常に大変ですが、invoxなら直観的な操作が可能で、属人化しやすい業務も平準化が可能だと今回の導入で感じました。

紙の請求書管理に伴う物理的業務の削減、法改正対応の自動化、スムーズな請求書承認フローの構築など、invoxを導入したことによって受取請求書業務のDXが実現しました。

バックオフィスの業務改善を進め、新しい取り組みへの挑戦と更なる地域貢献を目指す

最後に、今後の展望や経営方針についてお教えください。

古庄様：
弊社は子育て世帯からアクティブシニアまで、幅広い世代へ向けて、運動を通じた「生涯教育」と「地域貢献」を実現する事業を展開しています。

並行して、スポーツ庁の研究事業として採択され、自社開発のグランチアを基にした発散型運動プログラムが、脳疲労や睡眠障害の軽減につながることが確認されました。
そのエビデンスを踏まえ、特に対人職業の方の脳疲労の改善のためのウェルビーイングをより広く展開していく予定です。

これまでのBtoCを中心とした体制から、今後はBtoBも積極的に行っていくとともに、医療・介護や、保育・学習塾などの施設とも協業することで、雇用の促進や働く人のケアの充実などにも貢献し、社会の一翼を担いたいと願っています。

現在、MFC会計とinvoxを導入しておりますが、それだけに留まらず、バックオフィス業務を全てクラウド化し連携させていくことが理想です。
これからさらに業務を効率化し、新しい取り組みへの体制を構築していけたらと考えています。

今後も引き続き、サポートをよろしくお願いします。