DX推進で勤怠管理・給与計算の工数を75%削減～従業員の意識改革も実現

株式会社那覇電工

https://www.nahadenkou.co.jp/
代表取締役社長：比嘉 幸宏様
年商規模：1～15億円
従業員数：～100人
業種：電気設備工事・電気通信設備工事業

顧客満足を第一に信用、信頼を築きながら地域社会への貢献と地球環境の保全に寄与することを企業理念とする株式会社那覇電工様。
マネーフォワードクラウドを導入し、勤怠・給与業務の効率化を目指しDXに取り組まれています。今回は、常務取締役の東江様、総務部の知名様にお話を伺いました。

クラウド化でスムーズなデータ連携と法改正に対応できる地盤構築を目指す

今回、MFC勤怠・MFC給与を導入されました。導入の経緯や、他社製品もご検討されていた中でマネーフォワードクラウドに決定された決め手について教えてください。　

知名様：
マネーフォワードクラウドを知ったのは、アーリークロスさんからご紹介いただいたことがきっかけです。

元々、給与ソフトは会計ソフトと連携できるものを使用していましたが、従業員が増えるにつれて、勤怠管理業務及び給与計算業務に課題を感じておりました。
そこで、勤怠から給与計算までシームレスなデータ連携を実現するため、クラウド化を進めていこうとツールの検討を始めました。

弊社には、事務所ではなく現場に出勤する従業員も多数おり、勤怠打刻や申請方法、集計作業の効率化が課題でした。MFC勤怠は多様な打刻方法に対応しているため、弊社のニーズに一致しているのではと感じました。

東江様：
法改正への対応という面からも、クラウド化の必要性を感じていました。

現在、一般企業に定められている時間外労働の上限規制（改正労働法）が2024年4月からは建設業にも適用されます。
今後は建設業も改正労働法への対応に向けた取り組みを実施していく必要があります。
クラウドツールを導入することで、いち早く法改正に対応し、労働時間を厳密に管理していくためのルールを整備することができると知り、ぜひ導入したいと思いました。

ただ、自社のみでクラウドツールを一から導入するのは難しいため、企業のDX支援の実績が豊富であるアーリークロスさんが業務フローの構築から運用までサポートいただけるという安心感が非常に魅力で、伴走していただくことを決めました。

勤怠集計から給与計算までの月次作業時間が約４分の１に。細かなコミュニケーションコストや事務作業の削減により効率化を実感

マネーフォワードクラウドを導入して、毎月の勤怠集計や給与計算の作業時間など、どのような変化がありましたか？

知名様：
元々、勤怠管理は紙の業務日報で管理しており、勤務時間の集計はEXCELを使用していました。

以前は勤怠集計から給与計算まで３日〜４日を要していましたが、MFC勤怠、MFC給与を導入してからは一連の作業が１日かからずに完了するようになりました。
マネーフォワードクラウドは操作性が良く、勤怠打刻や申告漏れの確認が非常にわかりやすく短時間で行なえるため、毎日少しずつ確認しています。そのおかげもあり、月次の作業がより効率的に行なえるようになり、属人化の解消にもつながっています。

導入前に特に負担に感じていたのは給与の振込業務でした。
以前は１件ずつ振込先を指定して、入力ミスがないかを何度も確認しながら作業を行なっていました。時間がかかる上にミスは許されないため、精神的なプレッシャーが非常に大きかったのですが、
FBデータを利用して一括で振込が行えるようになってからは、プレッシャーも軽減されました。
給与計算処理さえ正しく行なっていればその後の振込については心配する必要がなくなりました。

給与明細を紙の配布からWebに変えたことも良かった点です。
画面上で過去の明細がすぐに確認できるので、Web明細に変わったことで従業員には喜ばれています。

有休の管理も、とても楽になりました。
今までは、有休は全て総務で管理していました。
有休取得の促進も兼ねて、従業員毎の有休消化一覧表を作成し、印刷して各部署に貼り出していましたが、遠方の現場の従業員からは電話で確認があるなど、都度細かいコミュニケーションが発生していました。
今では従業員がMFC勤怠の管理画面上で有休を確認できるようになり、部門長も従業員の有休消化率や残数を簡単に把握できるようになりました。
総務での有休消化一覧表の作成や紙の張り出し作業や細かなコミュニケーションなどの細々した作業が不要になったことで、他の業務に時間を費やすことが出来ています。

マネーフォワードクラウドの導入にあたり、苦労されたことや工夫されたことがありましたら教えてください。

東江様：
マネーフォワードクラウドの導入前は、「導入する意味があるのか」「以前からのやり方でいいのでは」というような、反対や戸惑いの声がありました。
導入後、実際に運用してみると、操作性も良く作業効率が上がったことを従業員も実感でき、今では皆当たり前に使用していますね。

知名様：
弊社には高齢の従業員も在籍しているため、PCを触ったことがない、スマートフォンも不慣れという方も多く、機器の操作方法やブラウザを利用して検索する方法など、基本的なところから指導していく必要がありました。
部署ごとにレクチャーする機会を設け、わからない場合は個人指導の場も設けて指導していきました。

工夫した点としては、アカウントは総務側ですべて設定し、あとはログインするだけの状態にしておいたことや、打刻や申請の操作手順をラミネート加工しPCの周辺に設置しておくなど、不慣れな方でもスムーズに導入できる体制を整えていったことですね。
60名近くいる従業員一人ひとりを指導するのは時間がかかりますし、人によって習得度合いも異なるため、現在も運用と並行して指導を継続しながらも、操作での不明点はその場で各自がすぐ解消できるように環境を整えています。

マネーフォワードクラウドの導入が働き方を見直すきっかけに。業務改善とともに従業員の意識改革も推進

マネーフォワードクラウドを導入したことによって、従業員様や組織の変化を感じたことはありますか？

東江様：
勤務時間の打刻や有休申請の状況を見ていると、明らかに改善されていることがわかります。
時間外作業も少なくなりました。
マネーフォワードクラウドを導入したことで、業務効率化を加速するだけではなく従業員の意識改革も進んでいるように思います。
自身が毎日どれだけの時間働き、働いた時間の対価が給与につながっていることを自覚し、従業員各々が働き方を見直す良い機会になっていると感じています。
社員のITリテラシーの向上にもつながりました。

休暇も以前より取りやすくなったのではないかと思います。弊社の目標として「有休消化率60％以上」を掲げており、今までもクリアはしていたものの、マネーフォワードクラウドの導入で業務が効率化されたことにより、さらに全社的に意識が高まったように感じます。

実際にマネーフォワードクラウドを使用してみて感じたことや、従業員様からのお声などがございましたらお教えください。

知名様：
60時間超の労働時間のアラートがメールで届くようになると嬉しいという意見がありました。メニューから上限時間の確認はできますが、メール通知など、もっと気づきやすいような工夫があればなおありがたいと思います。

クラウドツールはこのような顧客の声を元に日々システムを改善・反映されていると伺いました。
私たちの声がツールのブラッシュアップにつながり、さらに使いやすくなれば業務がもっと効率化します。
そのような相互の成長が望める点が良いですね。

初期設定に関しては、お客様都合での深夜作業や臨時作業の打刻方法など、建設業ならではの複雑な設定で悩むことが多々ありました。
その度にアーリークロスさんには親身になって相談に乗っていただき、チャットやzoomなどで都度確認を行っていただいて、設定はほとんど任せきりでした。
非常に助かりました。ありがとうございました。

社内制度を整え、従業員一人ひとりが充実した生活を実現できる会社へ

最後に、今後の課題や展望について教えてください。

東江様：
MFC勤怠とMFC給与を導入し、従業員にも徐々にマネーフォワードクラウドが定着しつつあります。
今後は年末調整など、さらに総務の業務を効率化することで空いた時間を別の業務に充てるなど、継続して業務改善を行っていきたいと思っています。

現在少子化が進んでおり、これから更に人材不足が深刻になり、採用にも影響が出てきます。
そのような状況の中で良い人材を採用し会社が成長していくためには、様々な働き方を選択できる会社になっていくことが求められています。

建設業は深夜作業も多く、休日も朝から晩まで働くというイメージが強い中で、那覇電工は仕事と生活、両方の充実を目指せる会社でありたいと考えています。
そのために、有休消化率の向上や男性の育休取得なども含めて、これからもっと会社の制度を整えていくことに焦点を当てていく予定です。

また、ペーパーレスを加速するなど、SDGsの取り組みを行うことで社会貢献につなげていきたいですね。

今後も引き続き、サポートをお願いいたします。