インボイス制度と電帳法に対応しながら複数拠点での請求書管理の効率化を実現

宮﨑県で、クレーン・ダンプ等の重機リースや土木建設工事を行う有限会社栄高産業様。
バックオフィス業務の簡素化を図るべく、クラウドツールを導入されDXに取り組まれています。複数導入されたツールのうち、今回は、受取請求書管理ツールをピックアップし、総務部長の佐藤 久美様、総務部の内田 葉子様にお話を伺いました。

有限会社栄高産業

https://eiko-35.co.jp/
代表取締役：佐藤 修一 様
年商規模：5～10億円
従業員数：～50人
業種：建築業

請求書管理に関わるアナログ作業が多く、総務担当者の業務負担が大きいことが課題

請求書の受取から支払、計上業務を自動化するクラウドツール「invox」を導入されました。導入以前の課題について教えてください。

佐藤 久美様（以下、久美様）：
弊社は拠点が複数あり、それぞれの拠点に請求書が届くため、請求書管理が非常に煩雑でした。
各拠点から紙の請求書を回収→Excelの支払明細表への入力→振替伝票（紙）を作成→振替伝票を見ながら会計ソフトへ手入力→ファイリングというフローでした。

入力ミスや確認漏れがないように常に気を使う必要がありましたし、その後の振込にも細心の注意を払い二度三度と確認をするといった状況でした。

このような紙の管理やExcelへの転記、手動での振込などの手作業を削減し、総務担当者の時間を有効活用していくことが大きな課題でした。

invoxの導入で振込処理が50%削減。銀行や会計ソフトとの連携で負担軽減を実感

invoxを導入されてどのような変化がありましたか？

内田 葉子様（以下、内田様）：
導入前と比べて、随分処理が速くなったと思います。

請求書をスキャンしてアップロードすればすぐにinvoxに取り込まれ、正確にデータ化されます。
画面では請求書データとスキャンした請求書も横並びに表示されるので、紙と画面を突き合わせて確認する必要もなく、invox上で請求書の確認が完了します。
その後はinvox内で仕訳入力ができ、そのままクラウド会計へCSV連携できるので非常に便利ですね。

振替伝票など複雑な請求書は紙ベースで対応する場合もありますが、以前行っていた転記作業や紙の請求書のチェックは不要になり、作業がとてもスピーディーに完結するようになりました。

久美様：
振込処理も速くなりましたね。
１件ずつ金額を照らし合わせて何度も確認しながら振込作業をしていたのが、画面で確認して振込ボタンを押すだけに変わりました。

以前は振込処理だけで２営業日ほどかかっていましたが、今は１日かからなくなっています。

業務効率化と法改正対応の両方をinvoxで実現。今後も現状に留まらず業務効率化を進める

今後の取り組みや、クラウドツールを導入したご感想などを教えてください。

内田様：
現在、請求書受取専用のメールアドレスを発行しての請求書受取はまだ行っていないため、今後はこちらも実施していきたいと考えています。
メールで請求書を受信したらそのままinvoxに登録されるので、請求書のスキャンやinvoxへのアップロードの手間が減り、今よりさらに業務が効率化されるのではと期待しています。

久美様：
2023年10月からインボイス制度が始まり、2024年1月からは電子帳簿保存法も開始されます。
invoxを導入することで法改正に事前に対応できたということも大きなメリットだと感じていますね。
今後こういった法改正があった場合にも、クラウドツールを入れておくことで自社での対応負担がかなり減ると思います。

今回、invoxだけでなく複数のクラウドツールを導入しました。
その中で、ツール設定以外にも運用フローの策定からアーリークロスさんには伴走支援をしていただき、非常にスムーズに導入を行うことができました。
エラーが起きた際や質問にも迅速に対応いただき感謝しています。

今後も引き続き、よろしくお願いいたします。

今後もお客様のお役に立てるよう取り組んでまいります。今回は貴重なお話をありがとうございました！